Repetidamente, vemos empresas que não souberam administrar as questões financeiras e acabaram fechando as portas, além de outras causas. Quando isso acontece, refletimos “como aconteceu? O que houve para chegar nesse estágio?”. 

Com tantas questões diárias que uma empresa precisa administrar, é importante que ela tenha profissionais capacitados e que gerencie os processos com auxílio de ferramentas. Atualmente, é quase impossível realizar todas as tarefas manualmente. A tecnologia precisa ser uma aliada. 

É neste sentido que a automatização é inserida como uma solução capaz de auxiliar os administradores e outras figuras cruciais no processo produtivo e não produtivo a conduzirem a gestão de centro de custo da maneira correta e lucrativa. 

Mas, o que significa a gestão de centro de custo automatizada? Nós vamos explicar, para que você entenda o trabalho e saiba reconhecer as soluções que dinamizam os processos. 

O que é a gestão de centro de custo? 

Primeiramente, é importante compreender o que significa um centro de custo.  

O centro de custo é uma estratégia que divide a administração das despesas.  Ou seja, não há centralização da administração dos gastos, como “contas a pagar”. 

A estratégia abrange inúmeras áreas da organização, a fim de gerar autonomia aos setores em relação ao gerenciamento de despesas e estratégias planejamentos financeiros. 

Sabendo disso, enfatizamos a gestão de custos que é trabalho focado em manter o equilíbrio da administração de todas as despesas em diferentes setores.  

Além disso, tem o objetivo de rastrear as informações, para que todas as saídas financeiras estejam totalmente sob controle dos gestores. 

Vale citar que a gestão de custos é fundamental para compreender quando os custos estão voltados a investimentos e quais são apenas custos essenciais para a organização funcionar normalmente. 

Como funciona? 

Talvez possa parecer um trabalho complexo, mas não é bem assim. Na realidade, a gestão de centro de custo é uma tarefa metódica, pois é inteiramente baseada em dados. 

Dessa maneira, os administradores acessam regularmente os relatórios financeiros, justamente para que consigam acompanhar os investimentos, como acontecem e qual o fluxo é seguido ao longo do tempo. 

Então, a estratégia é monitorar as movimentações para propor mudanças significativas, especialmente em relação a reduções e adaptações, para haver finanças assertivas. 

Esses custos devem ser sempre estudados não apenas em sua perspectiva financeira, mas também no entendimento geral de quanto é a soma deles e como eles impactam o orçamento.  

Principais origens de saídas de recursos e categorias 

De maneira geral, há duas categorias que lidam com as origens das saídas. Entenda! 

Custos Fixos 

Como nome já indica, são gastos que não alteram, assim estão no planejamento de pagamento todos os meses. Assim, os gestores sempre saberão quais gastos serão gerados. Exemplos: 

• Folha salarial; 
• Aluguel; 
• Água, luz, internet. 

Custos variáveis 

Os custos variáveis basicamente são aqueles que podem sofrer variações de acordo com as movimentações da organização, ou seja, não há previsibilidade sobre as contas do próximo mês. 

Desse modo, há certa dificuldade em antecipar contratempos, mas com o controle mensal, ao menos é possível amenizar essa imprevisibilidade. Alguns exemplos de despesas variáveis são: 

• Manutenção; 
• Ocorrências externas (principalmente em relação a transporte); 
• Comissões; 
• Perdas de materiais. 

Portanto, é importante haver um equilíbrio entre custos variáveis e fixos, de maneira que os mutáveis não interfiram de maneira brusca o orçamento mensal das organizações. 

Agora, veja como a automatização faz com que a gestão de centro de custo seja realizada corretamente e de maneira otimizada! 

Como é feita a gestão de centro de custo automatizada? 

A gestão de centro de custo é automatizada por meio de um sistema de gestão empresarial, que chamamos popularmente de ERP – Enterprise Resource Planning. E como funciona na prática? 

Como o ERP integra todas as áreas das empresas, é a ferramental ideal para gerenciar o centro de custo, pois consegue controlar os setores e fazer com que um interaja com o outro. 

Portanto o software coleta informações automaticamente, armazena esses dados que vão ser aplicados às métricas, para integrar os relatórios e auxiliar a tomada de decisão. Lembrando que essa dinâmica acontece em todos os setores e ainda, a fim de interligá-los. 

As tarefas mais básicas que um ERP executa na gestão de centro de custo são: 

• Geração do relatório de fluxo de caixa; 
• Controle de estoque; 
• Rastreamento de atividades; 
• Administração e controle de entradas e saídas; 
• Gestão das atividades financeiras; 
• Entre outras tarefas. 

O sistema de gestão empresarial oferece benefícios principalmente por ser adaptável às necessidades e realidade das empresas, já que trabalha por módulos e personalização. 

Então, como implementar? 

O primeiro passo é mapear os setores que fazem parte do centro de custo. Isso consiste em reunir os dados, compreender seus métodos, rever as despesas e verificar outras informações relevantes. 

Em seguida, faça uma ampla pesquisa dos fornecedores, ou seja, analise as soluções, reputação no mercado, abrangência, feedback dos usuários e demais detalhes que fazem a diferença para sua decisão.  

O mais importante é colocar como opção aquelas empresas que de fato podem atender suas necessidades. 

Por isso, monte um planejamento de implementação da ferramenta, estabeleça critérios e prazos, e defina responsáveis para acompanhar todo o processo. 

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Além disso, conheça o ERP da StarSoft que auxilia na gestão de centro de custo a partir de módulos fundamentais, como: 

Vendas e distribuição: para controle de contratos, gestão de preços, previsão de demanda, entre outras tarefas; 

Gestão Financeira: ajuda no planejamento de orçamento, fluxo de caixa, gestão de contas a pagar, demonstrativo de resultados gerenciais e outras; 

Suprimentos: foco em gestão de compras, com mapa de cotação, automatização de pedidos, gestão de estoque e demais possibilidades; 

Gestão de frotas: realiza gestão de veículo, abastecimento, ocorrências, controle e pneus e tudo que envolva gerenciamento dos veículos de transporte.

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