Garantir a saúde financeira da sua empresa permite a continuidade dos negócios e as condições necessárias para um crescimento contínuo. Ter uma gestão de custos bem estruturada é essencial para que isso seja possível. 

Dados divulgados recentemente pelo Mapa das Empresas, do Governo Federal, apontam que 2,1 milhões de empresas foram fechadas em 2023. Um dos principais motivos é a falta de um gerenciamento financeiro eficiente.

Para fugir destas estatísticas alarmantes, tenha um controle preciso das despesas, otimizando os recursos disponíveis, e investindo na competitividade do seu negócio de forma segura e sustentável. 

Quer entender melhor a importância da gestão de custos, as melhores práticas, e como otimizá-la com o apoio da tecnologia? Explore todos os detalhes a seguir.

Gestão de custos: o que é e para que serve?

Promover uma gestão de custos nada mais é do que planejar, monitorar e controlar todas as despesas operacionais de uma organização.

Seu objetivo é administrar todos os gastos inerentes ao funcionamento da empresa, para assegurar sua continuidade e manter o balanço patrimonial sempre positivo.

Com essa ferramenta de controle, o negócio evita gastar mais do que ganha, mantendo uma gestão segura, livre de prejuízos e de riscos de insolvência no longo prazo. 

Como é realizada a gestão de custos?

Antes de conhecer as melhores práticas para promover uma gestão estratégica de custos, tenha em mente que esse gerenciamento deve partir de 3 premissas básicas:

1. Levantamento dos custos envolvidos em cada serviço ou mercadoria: consiste no ato de mapear a totalidade das despesas necessárias para a produção e entrega de um produto ou serviço para os clientes;
2. Definição dos valores de venda: trata-se da precificação de serviços ou produtos, que visa garantir que os valores praticados junto ao mercado gerem lucratividade para o negócio;
3. Diminuição das despesas associadas às operações: corresponde ao levantamento de pontos de melhoria, gargalos ou desperdícios financeiros presentes nas atividades internas da empresa, a fim de corrigi-los ou eliminá-los.

Por que a gestão de custos é essencial para empresas bem-sucedidas?

Nenhuma empresa pode correr o risco de gastar sem saber exatamente de onde vem cada recurso, para onde essas finanças vão e como suas reservas irão ficar após cada transação.

Por maiores que sejam os ganhos, o dinheiro sempre será um recurso finito. Segundo o Mapa das Empresas, citado na introdução, houve uma taxa de fechamento de empresas 27,7% maior em relação ao último levantamento, o que evidencia uma realidade dura de mercado no Brasil. 

Com isso, fica fácil concluir que o dinheiro precisa ser muito bem controlado para que a administração não se torne imprudente ou mesmo inviável.

Mais do que uma forma de minimizar riscos, o gerenciamento de custos impacta a produtividade e a própria competitividade do negócio. Entenda: 

Impulsione a produtividade organizacional

O controle das finanças depende, diretamente, da eficácia da gestão de custos. Ou seja, ela é a base para que os gestores consigam otimizar o direcionamento dos recursos disponíveis para as operações.

Quanto melhor for esse controle, mais a empresa consegue produzir com menos, aumentando sua produtividade, sem abrir mão da qualidade dos processos.

Agregue mais competitividade

Quando o negócio se torna capaz de cortar gastos desnecessários e obtém um controle pleno sobre as finanças, você consegue dedicar mais recursos para setores e ações estratégicas, otimizando seus processos e a eficiência das operações como um todo.

Isso viabiliza uma série de melhorias, como a prática de preços mais competitivos, o aprimoramento de produtos ou serviços, o aumento da satisfação do cliente, a eliminação de desperdícios e assim por diante.

Minimize riscos

Monitorar detalhadamente os gastos permite evitar excessos, ajustar rapidamente as estratégias financeiras e manter a saúde econômica do negócio, mesmo em períodos de instabilidade. 

Além disso, a gestão de custos facilita a criação de reservas e a adoção de medidas preventivas, reduzindo a vulnerabilidade às flutuações do mercado, aos riscos operacionais e outras incertezas econômicas.

Quais são os tipos de custos?

Para que a gestão de custos tenha sucesso, é preciso ter controle sobre tudo o que o negócio gasta e, para isso, você deve conhecer os diferentes tipos de custos para categorizá-los. Os principais tipos são:

Custos diretos

Os custos diretos correspondem aos gastos que estão ligados à fabricação dos produtos ou à realização de serviços. Essa categoria inclui despesas como insumos e mão de obra, por exemplo.

Eles variam conforme o volume de produção e são mais fáceis de rastrear, facilitando um controle financeiro preciso.

Custos indiretos

Ao contrário do conceito anterior, os gastos indiretos descrevem todos os custos que não estão associados diretamente a uma mercadoria ou serviço. Aqui, os exemplos podem incluir salários administrativos, aluguéis, entre outros semelhantes.

Esses custos são distribuídos entre os produtos, com base em critérios de rateio, e são essenciais para a operação geral da empresa.

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que permanecem constantes independentemente do volume de produção, incluindo itens como aluguel e salários administrativos. Sua previsibilidade ajuda no planejamento financeiro, mas devem ser geridos com cuidado para evitar sobrecarga durante períodos de baixa atividade.

Custos variáveis

Por sua vez, os custos variáveis flutuam com o nível de produção, aumentando ou diminuindo conforme a atividade da empresa, como no caso de insumos ou comissões. Gerenciá-los é essencial para ajustar rapidamente a produção e manter a margem de lucro.

Quais são os benefícios de uma gestão de custos eficiente?

Uma gestão de custos eficiente proporciona muitos benefícios para a sustentabilidade e para o crescimento das empresas. Entre as principais vantagens, destacam-se:

• Segurança operacional: o negócio pode planejar melhor suas operações e evitar interrupções inesperadas, garantindo um funcionamento contínuo e estável;
• Alta produtividade e competitividade: permite a otimização dos recursos disponíveis, aumentando a eficiência operacional e mantendo a empresa competitiva no mercado;
• Lucratividade maximizada: ao reduzir desperdícios e controlar despesas, a empresa pode aumentar suas margens de lucro, garantindo maior rentabilidade;
• Aumento da qualidade: é possível investir mais em qualidade, melhorando produtos e serviços sem elevar significativamente os gastos;
• Saúde financeira: mantém a estabilidade financeira da empresa, permitindo a criação de reservas e a adoção de medidas preventivas para enfrentar possíveis crises econômicas.

Estratégias para fazer uma gestão de custos eficiente

Até aqui, apresentamos o conceito de gestão de custos e seus benefícios para garantir o sucesso financeiro da empresa. Agora, vamos te mostrar as principais estratégias para manter um controle rigoroso das despesas e otimizar recursos. Acompanhe abaixo:

Comece com um bom planejamento

Um bom planejamento é a base para garantir a eficiência na gestão de custos, por isso:

• Defina claramente seus objetivos financeiros;
• Elabore orçamentos detalhados;
• Preveja possíveis cenários para se preparar para as variações do mercado.

Realize auditorias

Realizar auditorias regulares ajuda a identificar inconsistências e áreas onde os custos podem ser reduzidos. Elas garantem que todos os gastos estão documentados e justificados, aumentando a transparência financeira.

Mapeie os riscos

Identifique e analise os riscos financeiros que podem afetar sua empresa. O mapeamento de riscos permite a criação de estratégias de mitigação, garantindo uma resposta rápida e eficaz a qualquer problema que surgir.

Estipule metas

Estabeleça metas claras e mensuráveis para a gestão de custos e sua redução, caso seja necessário. Elas ajudam a direcionar os esforços da equipe e a monitorar o progresso, garantindo que todos estejam alinhados com os objetivos financeiros.

Previna-se contra gastos excessivos ou desnecessários

Implemente controles rigorosos para evitar gastos excessivos ou desnecessários. Revise regularmente suas despesas e elimine aqueles custos que não agregam valor ao negócio.

Realize cortes de forma criteriosa

Quando for necessário realizar cortes, faça-os de forma criteriosa para não comprometer a qualidade dos produtos ou serviços. Analise cada área e busque maneiras de reduzir custos sem afetar negativamente a operação.

Negocie melhores preços

Negocie com os fornecedores para obter melhores preços e condições de pagamento. A busca por alternativas mais econômicas pode resultar em economias significativas, sem sacrificar a qualidade.

Conte com a tecnologia

Não abra mão de boas ferramentas tecnológicas para aprimorar o seu controle financeiro por meio da automatização de processos. Softwares de gestão ajudam a monitorar os custos em tempo real, facilitando a tomada de decisões baseada em dados precisos e atualizados.

Como o ERP pode ajudar na gestão de custos?

Se a tecnologia é essencial para otimizar a gestão de custos, então, um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é a ferramenta ideal para integrar e automatizar todos os processos financeiros da sua empresa. 

Com ele, é possível obter uma visão clara e abrangente do desempenho financeiro, monitorando despesas em tempo real e identificando áreas de desperdício ou ineficiência.

Além disso, um bom ERP ajuda a proteger os ativos organizacionais, melhorar a competitividade e maximizar a lucratividade ao proporcionar dados precisos para a tomada de decisões estratégicas.

Pronto para otimizar a gestão de custos no seu negócio? Conheça o ERP StarSoft Applications, integre todos os processos e conte com recursos completos para controlar despesas, proteger ativos e aumentar sua competitividade e lucratividade.