Manual do eSocial: saiba os principais detalhes e como fazer o envio das informações sem mistérios

O Manual do eSocial recentemente passou por atualizações, o que vai demandar novos esforços de adequação entre os profissionais de RH e DP que atuam em empresas dos mais diferentes portes.

O pleno cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais é algo que necessita de atenção das organizações, não só pela complexidade do assunto e das legislações, mas também pelo “fator mudança”, uma vez que as normas passam por alterações constantemente. 

Por tanto, é imprescindível conhecer os detalhes do eSocial e seu manual, uma vez que o não cumprimento das regras geram problemas de ordem financeira e jurídica, o que afeta resultados e compromete a atuação dos setores que lidam com recursos humanos. 

Continue a leitura para entender melhor a importância dessa ferramenta, saber qual a última versão do manual do eSocial, suas particularidades e como superar as principais dificuldades para adaptar-se às novas disposições. Acompanhe! 

Entendendo o eSocial: o que é e por que é relevante para RH e DP 

O portal eSocial é um sistema criado para modernizar o cumprimento das obrigações acessórias pelas empresas. Trata-se de uma plataforma criada pelo Governo Federal em novembro de 2018 para unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas

O processo é feito de maneira totalmente digital, visando a redução do tempo gasto com demandas burocráticas e a simplificação de todo o fluxo de dados. 

De acordo com o próprio Governo Federal, “de forma padronizada e simplificada, o eSocial empresarial reduz custos e tempo na hora de executar 15 obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas”.

Esse sistema de escrituração digital é obrigatório para todo negócio e empregador pessoa física que contrata trabalhadores. Ou seja, ele deve ser utilizado quem possui empregados, contribuintes individuais, estagiários, produtores rurais, entre outros.

Nesse sentido, o não envio das informações ou a incorreção dos dados pode gerar multas e penalidades, de acordo com as respectivas leis tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Além de manter a conformidade, minimizar a burocracia e evitar prejuízos, seguir o Manual do eSocial à risca também é importante para o RH e o DP por uma série de outras questões. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Ganho de eficiência nos processos de escrituração;
• Mais segurança no armazenamento das informações;
• Praticidade e agilidade na emissão e correção dos dados;
• Substituição dos antigos processos manuais pela automatização;
• Fim do envio das mesmas informações para diferentes órgãos governamentais.

Para o Governo, o eSocial otimiza sua capacidade de controle e fiscalização, já que os dados são recebidos de maneira padronizada em uma única plataforma integrada.

Como consequência, os trabalhadores também são bastante favorecidos. Afinal, isso aumenta a garantia do cumprimento dos seus direitos trabalhistas e previdenciários, que também passam a ser concedidos de forma mais ágil e transparente. 

Leia também: O RH da sua empresa já está adaptado à inovação digital? Faça o teste e confira.

Novidades na última atualização do manual do eSocial, novas obrigações e prazos

Uma nova versão do eSocial foi aprovada recentemente. Ele entrará em vigor a partir de novembro de 2023. 

Agora, cabe aos setores de RH e DP se adaptarem aos novos parâmetros definidos para a prestação das informações trabalhistas e previdenciárias.

Em 11 de agosto, foi publicada a Portaria Conjunta nº 44. Ela aprovou a versão S-1.2 do leiaute do eSocial, que irá substituir a versão S-1.1. Ela também oficializou as alterações apresentadas na Nota de Documentação Evolutiva (NDE) nº 01/2023, publicada em 30 de maio de 2023.

Por conta dessas mudanças, o Manual de Orientações do eSocial (MOS) também passou por atualização, com orientações sobre o preenchimento e envio das novas informações. As principais novidades no Manual do eSocial são:

• Permissão para a informação sobre os vínculos empregatícios estabelecidos judicialmente;
• Adequações nas informações relativas à remuneração, a fim de possibilitar a substituição da DIRF;
• Inserção de campos com informações sobre raça e etnia do trabalhador, atendendo à Portaria nº 1.945, de 30/05/2023;
• Ajustes nos dados relativos à contratação de aprendizes, contemplando as disposições do Decreto nº 11.479, de 06/05/2023;
• Simplificação das informações ligadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), a processos trabalhistas e aos seus respectivos tributos;
• Em caso de inclusão de “agente nocivo” para fins de reconhecimento de aposentadoria por decisão judicial, permissão para informação do número do processo judicial.

Quanto ao cronograma eSocial, a implementação da nova versão da plataforma ficou dividida em duas etapas distintas:

• No dia 18/09/2023, o ambiente de produção foi liberado para as empresas, mas estritamente para a realização de testes;
• Já no dia 20/11/2023 será realizada a liberação propriamente dita do ambiente de produção. Nesse momento, a atualização passará a ser obrigatória.

Principais dificuldades na implementação das mudanças 

Quando tratamos sobre o novo Manual do eSocial, é natural que os departamentos de RH e DP enfrentem algumas dificuldades para implementar as mudanças previstas.

Afinal, como citamos anteriormente, o cumprimento das obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas é desafiador por si só. Assim, sempre que alguma alteração é definida neste âmbito, há uma nova curva de aprendizagem e adequação a ser cumprida.

Segundo um estudo da Universidade Federal de Itajubá, 48,5% das organizações acham pouco suficiente seus conhecimentos sobre o eSocial. Além disso, 40,4% delas têm a necessidade de contar com profissionais mais qualificados e experientes em relação ao tema.

A conclusão da pesquisa é que ainda há despreparo em relação ao Manual do eSocial, falta de conscientização entre os empregadores e baixa adequação dos procedimentos internos. Evidentemente, esses desafios são agravados quando a ferramenta passa por atualizações.

Para saná-los, o estudo indica que os profissionais responsáveis pelos controles trabalhistas nas organizações devem investir na capacitação, focada na ferramenta propriamente dita, na legislação trabalhista e em tecnologia da informação. 

Além disso, como o Manual do eSocial passou a exigir novos dados adicionais, é preciso atualizar os processos internos para que a coleta de informações mantenha-se sempre ágil e precisa.

Da mesma forma, os softwares devem ser atualizados e integrados, o que também demanda o treinamento da equipe para seus novos campos ou funcionalidades. 

Portanto, além de atualizar os conhecimentos dos profissionais em relação aos processos e requisitos do Manual do eSocial, também é importante ater-se às melhorias nos procedimentos de RH e DP, bem como às tecnologias utilizadas por esses setores.

Como adaptar as práticas anteriores às novas regras 

Além dos pontos de adequação citados logo acima, existem boas práticas essenciais para toda organização que deseja adaptar seus processos às atualizações de regras que ocorrem a cada nova versão do Manual do eSocial. São elas: 

• Comece revisando as políticas internas relacionadas a RH, DP folha de pagamento, saúde e segurança do trabalho, entre outras. Atualize-as de acordo com as novas exigências, garantindo que estejam alinhadas com a legislação atualizada;

• Analise os fluxos de trabalho existentes, identificando as áreas que precisam ser ajustadas para cumprir as novas obrigações. Certifique-se de que os processos estejam alinhados aos novos requisitos, desde a admissão até a rescisão dos colaboradores;

• Mantenha uma comunicação eficaz com os colaboradores para que eles entendam as mudanças nos processos relacionados ao eSocial. Isso pode incluir a divulgação de políticas atualizadas e esclarecimentos sobre como os dados serão coletados;

• Certifique-se de que os sistemas utilizados pela empresa estejam atualizados e sejam capazes de lidar com as novas demandas do Manual do eSocial. A integração entre sistemas de RH, DP e contabilidade é essencial para a precisão dos dados;

• Invista em treinamento para as equipes responsáveis pela administração do eSocial. Elas devem compreender as regras, prazos e como inserir as informações corretamente nos sistemas;

• Implemente um programa de auditoria interna regular para verificar a conformidade com as regras do eSocial. Isso ajudará a identificar eventuais problemas e garantirá que a empresa esteja cumprindo as obrigações legais.

Toda mudança relativa às obrigações trabalhistas e tributárias de uma empresa apresenta desafios. Contudo, basta focar em boas práticas de revisão e auditoria para adequar-se às atualizações do Manual do eSocial e evitar problemas. 

Pronto para dominar o eSocial?

Como você pôde ver, o eSocial é um sistema de escrituração digital que unifica as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Com ele, há mais praticidade, agilidade e transparência na prestação de informações ao Governo.

Ao conhecer os principais desafios inerentes às recentes mudanças no Manual do eSocial e seguir as boas práticas apresentadas neste artigo, os setores de RH e DP podem simplificar seus processos e tirar o máximo proveito dos benefícios oferecidos por esse sistema. 

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FAQ - Perguntas Frequentes

Quais foram as principais mudanças na atualização mais recente do manual do eSocial?

Entre as principais mudanças recentes previstas no Manual do eSocial, destacam-se a permissão para a informação de vínculos de emprego estabelecidos judicialmente e adequação nas informações sobre remuneração para possibilitar a substituição da DIRF.

Além disso, foram inseridos novos campos com informações sobre etnia e raça do trabalhador, ajustes nos dados sobre a contratação de aprendizes, simplificação das informações sobre FGTS, processos trabalhistas, entre outras alterações. 

Houve alterações nos prazos de envio de informações?

Apesar das diversas atualizações descritas no novo Manual do eSocial para a versão S-1.2 do leiaute da plataforma, os prazos para o envio das informações fiscais, tributárias e trabalhistas permanecem os mesmos.

Onde posso encontrar o manual atualizado do eSocial?

O Manual do eSocial atualizado pode ser encontrado no portal do Governo Federal dedicado ao tema, dentro da seção relativa à documentação técnica da plataforma. Além do manual, outros materiais pertinentes estão disponíveis no site, que pode ser acessado neste link.