O que é Business Process Management (BPM)?
O Business Process Management (BPM) é um conceito que tem se tornado cada vez mais popular e difundido entre os [...]
O mapeamento de processos é uma iniciativa essencial para o trabalho da controladoria, uma vez que ele oferece ao setor a possibilidade de visualizar e entender claramente o funcionamento de cada etapa processual. Essa clareza é fundamental para identificar oportunidades de melhoria, aumentar a eficiência operacional e, principalmente, melhorar a tomada de decisões. Isso viabiliza […]
O mapeamento de processos é uma iniciativa essencial para o trabalho da controladoria, uma vez que ele oferece ao setor a possibilidade de visualizar e entender claramente o funcionamento de cada etapa processual.
Essa clareza é fundamental para identificar oportunidades de melhoria, aumentar a eficiência operacional e, principalmente, melhorar a tomada de decisões.
Isso viabiliza uma série de ganhos, como a redução de custos e riscos, a otimização de tempo e recursos, e também o aumento da qualidade, lucratividade e da satisfação dos clientes.
Mas, você sabe como fazer um mapeamento de processos para obter esses benefícios? Tem conhecimento sobre os tipos de mapas a serem criados?
Continue a leitura deste artigo para aprender como identificar oportunidades de melhorias!
Para começar, vamos recapitular o que é mapeamento de processos. De forma resumida, trata-se de uma demanda que objetiva identificar, descrever e documentar as atividades e os fluxos de informação de um processo construído pela empresa.
A prática fornece uma compreensão abrangente das operações, destacando interações, entradas, saídas e responsabilidades. Isso facilita a análise e gestão eficiente dos fluxos de trabalho dentro de uma organização.
A visualização detalhada dos procedimentos ainda permite identificar ineficiências, gargalos e áreas de melhoria, contribuindo para a otimização da eficiência operacional.
Além disso, o mapeamento de processos facilita a compreensão das interações entre diferentes atividades e setores, promovendo uma abordagem integrada na tomada de decisões e contribuindo para a busca contínua da excelência organizacional.
O mapa pode ser feito por meio de diagramas, fluxogramas, entre outras alternativas de representação, conforme explicaremos adiante.
Independentemente do modelo utilizado, sua criação envolve algumas etapas básicas. São elas:
Evidentemente, o primeiro passo é determinar qual será o processo mapeado. Essa escolha pode partir de diferentes demandas. Tenha clareza sobre suas metas para selecionar o procedimento e representá-lo adequadamente.
Por exemplo, o mapeamento pode ser utilizado para melhorar algum fluxo de trabalho ineficiente, para esclarecer o funcionamento de uma nova operação à equipe, simplificar o entendimento de alguma cadeia de valor complexa, e assim por diante.
Depois que você identificou e nomeou o processo em questão, documente todas as atividades necessárias para concluí-lo. Isso garante clareza sobre as atribuições, etapas e responsabilidades inerentes ao procedimento.
Aqui, não importa a ordem dos trabalhos. A ideia é só listar as tarefas envolvidas, o início e o fim do processo, bem como os profissionais responsáveis por cada função. Nesta etapa, é importante envolver os colaboradores para descrever com exatidão cada atividade.
Uma vez que você preparou a lista de atividades, o passo seguinte é organizá-las na sequência correta. Esse é o momento em que o processo terá suas etapas representadas de maneira integral, do começo ao fim.
Além de focar no sequenciamento, aproveite este momento para checar se alguma tarefa ficou esquecida na etapa anterior e garantir que tudo esteja alinhado. Novamente, o apoio da equipe que atua no processo em questão é essencial para que nada seja negligenciado.
Escolha o formato mais apropriado para representar o seu processo e faça o desenho de acordo com a lógica e os símbolos do modelo. Adiante, você vai conhecer os principais tipos de diagramas e fluxogramas, além dos formatos processuais mais adequados para cada um deles.
Seja qual for o diagrama de fluxo utilizado, não deixe de revisar o desenho após terminá-lo. Verifique se não há redundâncias, ambiguidades e se nenhuma etapa foi deixada de fora, validando a representação junto da sua equipe.
Após garantir que o seu mapa descreve com exatidão o fluxo de trabalho representado, ele passará a servir como uma ferramenta de análise. Sua função é esclarecer as atividades envolvidas e facilitar a implementação de melhorias.
Visualizando o mapa e contando com o feedback do seu time, procure por eventuais ineficiências ou gargalos no processo. A partir disso, implemente as mudanças necessárias e reformule o mapeamento de processos para reproduzir os aprimoramentos.
Quando tratamos sobre mapeamento de processos, os exemplos de representação podem ser diversos.
Isso porque, existem mapas de diferentes formatos e tamanhos. Apesar de servirem aos mesmos objetivos, cada modelo se adequa melhor a projetos com características específicas. Veja os tipos mais comuns e suas aplicações:
Trata-se do modelo mais básico e tradicional, que é ideal para demonstrar como um fluxo é conduzido do começo ao fim, geralmente em ordem sequencial.
No mapeamento de processos, o fluxograma pode ser utilizado para planejar, documentar, modelar, analisar, gerenciar ou resolver problemas em um projeto. Ele utiliza símbolos para ilustrar as entradas e saídas da operação, além das etapas necessárias para concluí-la.
O termo SIPOC é um acrônimo para Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas) e Customers (clientes).
Voltado ao planejamento de processos complexos, esse modelo identifica os principais elementos e participantes da operação.
Ele consiste em um diagrama com cinco colunas, elucidando as etapas básicas, resultados, clientes, entradas e fornecedores de cada entrada processual.
Já o mapa de fluxo de valor serve para representar o processo de levar um produto ou serviço aos clientes. Ele também documenta dados quantitativos sobre a operação.
Mais complexo, esse modelo tem um sistema exclusivo de símbolos para ilustrar o fluxo de informações, tempo de ciclo, pessoas envolvidas, materiais necessários, entre outros pontos pertinentes sobre a operação, facilitando a tomada de decisão em prol de melhorias.
Por sua vez, esse modelo de mapeamento de processos apresenta uma visão geral e de alto nível da operação, comunicando suas fases essenciais e elementos básicos.
Trata-se de um mapa minimamente detalhado. Sua função é definir processos de negócios, identificar as atividades envolvidas ou facilitar a discussão com partes interessadas que não precisam necessariamente conhecer as especificidades processuais.
Por fim, esse diagrama organiza as atividades do processo em raias, designando os responsáveis por cada tarefa e esclarecendo as funções dos participantes da operação.
Sua divisão é feita por canais, com atividades listadas para cada profissional. Ao destacar as diferentes responsabilidades presentes no fluxo de trabalho e as interações entre elas, o modelo é ideal para treinar e esclarecer atribuições e identificar oportunidades de melhorias.
Como você pôde ver, o mapeamento de processos é um método para conhecer o funcionamento dos fluxos de trabalho da empresa.
Graças à representação visual das atividades, essa ferramenta confere clareza às operações.
Assim, sua aplicação mais valiosa é justamente para identificar oportunidades de otimização, contribuindo para a eficiência geral do negócio. Entenda como isso é possível:
Antes de tudo, estabeleça objetivos claros e alinhados aos propósitos da controladoria e às metas organizacionais.
Ao definir de maneira precisa o que se pretende alcançar, você garante uma orientação mais direta e estratégica às ações, agregando assertividade na gestão durante a busca por aprimoramentos nos processos.
Em seguida, faça um mapeamento de processos detalhado das operações existentes na controladoria.
Documente cada etapa, desde entradas e saídas, até interações e os responsáveis por cada atividade. Isso ajuda a elucidar a complexidade dos procedimentos. Além disso, permite destacar áreas específicas que podem se beneficiar de otimizações.
Na etapa seguinte, avalie como os diferentes processos se interligam. Procure identificar pontos de contato críticos e dependências.
Compreender as interconexões evita soluções isoladas, promovendo uma abordagem abrangente na busca por oportunidades de melhoria. Isso proporciona uma visão holística dos processos, permitindo ajustes que impactam positivamente toda a cadeia operacional.
Com base nas análises anteriores, observe atentamente os processos para identificar gargalos, atrasos e áreas de ineficiência.
Destaque as atividades que contribuem para demoras ou desperdício de recursos, direcionando seus esforços de melhorias nelas. Ao eliminar ou mitigar esses gargalos, a eficiência global dos processos é aprimorada.
Aplique ferramentas como diagramas de fluxo, análise SWOT e mapas de calor para uma compreensão mais profunda do mapeamento de processos.
Métricas relevantes devem ser incorporadas para medir o desempenho atual, proporcionando insights valiosos para orientar as decisões de melhoria.
Essas ferramentas fornecem uma visão analítica, identificando áreas de oportunidade que podem passar despercebidas de outra forma.
Com base nas etapas anteriores, é possível elaborar planos de ação específicos para cada oportunidade de melhoria identificada.
Esses planos devem incluir metas mensuráveis e prazos realistas. Isso proporciona um caminho bem delimitado para implementar mudanças eficazes, impulsionando a eficiência e alcançando objetivos.
Agora que você conhece as particularidades do mapeamento de processos, garanta uma visão holística da sua empresa e otimize suas operações com a plataforma de gestão mais completa do mercado.
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