Em continuidade de nosso tópico referente a metodologias ágeis no recursos humanos, hoje, discutimos a Matriz Eisenhower e como ela pode ser aplicada em projetos de RH.

Introdução à Matriz Eisenhower

A matriz de Eisenhower, também conhecida como modelo de Eisenhower, é uma definição para modelo, amplamente utilizada no gerenciamento do tempo. É fundamental para contrastar a urgência, importância das tarefas e atribuições, bem como auxiliar na definição de suas prioridades.

Projetada por Dwight D. Eisenhower, o 34° presidente dos Estados Unidos, comandante durante a Segunda Guerra Mundial e mais tarde da Otan, a metodologia foi planejada para tomar decisões difíceis durante sua carreira. Se tudo era urgente e importante, Eisenhower chegou ao seguinte pensamento: o que a urgência significa exatamente? Logo, concluiu que, se não tem que acontecer hoje, então não há urgência.

Afinal, o modelo entende que assuntos imediatos não têm precedência e, se podem esperar até amanhã, então não são tão urgentes assim. É claro que, ao mesmo passo, o modelo lida com tarefas que são igualmente importantes. Porém, mais uma vez, a conclusão é: essa é uma tarefa importante da qual é possível completar sozinha ou outra pessoa poderá  fazê-la tão bem quanto eu?

Nesse último caso, a tarefa não era mais vista como importante por ele. O criador da ideia ainda declara que ”assuntos urgentes raramente são importantes e assuntos importantes raramente são urgentes”, reflexão de sua visão para tais momentos.

Assim, ao definir ‘’Qual a importância da tarefa?’’ e ‘’Quão urgente é a tarefa?’’, você a coloca em quatro quadrantes:

Fazer (para atividades importantes ou urgentes)

Problemas urgentes ou projetos com um prazo difícil se encaixam neste quadrante. Por exemplo, ligar para um cliente que você não poderá atender no dia seguinte;

Planejar (para atividades importantes e não urgentes)

Pense no trabalho inicial. Como preparar um compromisso ou uma apresentação. Pergunte a si mesmo: se eu não fizer isso, isso me causará problemas a longo prazo?

Se a resposta for sim, então a tarefa pertence a este quadrante. O chamamos de quadrante da qualidade.

Por isso, planeje bem suas atividades e dedique tempo suficiente a elas. Isso evita que tarefas importantes se tornem urgentes.

Delegar (para atividades não importantes e urgentes)

Por exemplo, perguntas que você recebe que outras pessoas também podem responder. Se forem tarefas pequenas, você mesmo pode executá-las rapidamente. Se forem tarefas maiores, peça a outra pessoa para assumir;

Eliminar (para atividades não importantes e nem urgentes)

Como verificar suas redes sociais ou conversas paralelas com colegas. Se você deseja atingir seus objetivos, é uma perda de tempo gastar seu precioso tempo fazendo isso;

Diferença entre importante e urgente

Temos a tendência de considerar tudo urgente como importante. Basta pensar em um telefone tocando. Você tem tempo limitado para atender. Mas, esse telefonema era importante?

Bem, você não saberá até atender a ligação.

Você só pode determinar se algo é importante se tiver prioridades e objetivos claros. O trabalho deve corresponder à sua posição. Então, observe também as consequências dele: as tarefas que têm consequências importantes são mais importantes do que as tarefas cujas consequências são imperceptíveis.

Como decidir o que é importante no RH?

Bem, como gestor de RH, é natural ficar em branco ao tentar determinar onde tudo deve ser inserido dentro da Matriz de Eisenhower, especialmente quando se trata de decidir o que constitui ”importante” em sua equipe. Por isso, é importante lembrar que as tarefas urgentes não são importantes simplesmente porque são urgentes.

Então, o melhor lugar para começar é fazendo uma lista de tarefas que o ajudará a visualizar o futuro das atividades da área. Afinal, é mais fácil entender a escala de seus compromissos quando eles estão no papel, ao invés do vazio de uma folha não utilizada.

O que vem depois

A próxima etapa é examinar a lista e fazer a si mesmo duas perguntas: as repercussões seriam significativas, se essa tarefa não fosse concluída ou se fossem delegadas para outra pessoa?

Às vezes, as tarefas urgentes nos cegam a ponto de acreditarmos que são mais importantes do que são. Se você pode eliminar uma tarefa de sua lista, sem afetar os negócios, faça isso. Da mesma forma, se for possível passar a atividade para um colega, pode ser que incubência não seja tão importante para você.

Divisão baseada na urgência

Depois de ter uma boa ideia do que constitui uma tarefa importante, você pode começar a dividir as atribuições, com base na urgência. Felizmente, esta etapa deve ser mais clara do que a anterior. Se precisar ser concluído hoje ou nos próximos dias, então é urgente. Se você puder adiar para mais tarde, provavelmente não é tão urgente. Depois de configurar sua matriz, seu próximo passo é simples: começar!

Você provavelmente descobrirá que suas prioridades como gestor de Recursos Humanos podem mudar, exemplo: recrutamento mais rigoroso, treinamentos menos periódicos, avaliações de desempenho mais amplas, entre outtros. Isso pode parecer um pouco assustador no início, mas o objetivo da Matriz de Eisenhower é reforçar a proatividade e, com o passar do tempo, deve se tornar mais fácil e claro.

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Existem benefícios relacionados à matriz Eisenhower pro meu RH?

O princípio de Eisenhower oferece várias vantagens aos gestores:

• É fácil de entender e usar. O gestor não precisa de conhecimento ou treinamento prévio especial;
• A divisão das tarefas nos quatro quadrantes, geralmente, pode ser feita rapidamente. Além disso, as perdas de tempo – tarefas que não são importantes nem urgentes – podem ser facilmente identificadas;
• O princípio ajuda a manter as tarefas estrategicamente importantes e urgentes em vista;
• Ferramentas separadas – além de uma folha de papel e uma caneta – não são necessárias. O resultado é, de preferência, listas com tarefas que devem ser realizadas imediatamente, que podem ser planejadas, que devem ser delegadas e que podem simplesmente ser ignoradas ou excluídas;
• A classificação pode ser facilmente complementada com informações adicionais, como datas de vencimento, relatórios de colaboradores, entre outros;
• A visualização é simples, cria ordem e fornece uma estrutura clara para a conclusão das tarefas;

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