Manual prático sobre ponto digital

Muitas empresas ainda utilizam relógios ou folhas de ponto para monitorar a presença de seus funcionários. No entanto, existe uma alternativa mais moderna e segura de realizar a tarefa: o ponto digital.

O ponto digital é uma versão atualizada do sistema de registro de horas trabalhadas, que utiliza dispositivos conectados à internet.

Em comparação aos métodos tradicionais, esse modelo é mais fácil e simples de ser manuseado, facilitando a vida dos funcionários e, principalmente, do setor de Recursos Humanos (RH).

A utilização deste recurso oferece diversos benefícios, incluindo maior precisão e segurança nos registros, redução de erros e fraudes e maior flexibilidade tanto para equipes que trabalham remotamente ou em deslocamento quanto para quem atua no presencial. 

Sua implementação facilita a gestão de horas extras, faltas e ajustes, proporcionando acesso em tempo real aos registros pelos colaboradores. 

Se você ainda não está familiarizado com essa abordagem de controle de presença, este artigo é para você. Nele, abordaremos todos os aspectos do ponto digital, destacando sua praticidade e eficiência.

Acompanhe!

Entenda o que é ponto digital

O ponto digital é a forma mais moderna de registrar horas trabalhadas, utilizando um sistema específico para facilitar as marcações e controles. Por meio de dispositivos autorizados conectados à internet, como notebooks, smartphones ou tablets, os profissionais podem bater ponto facilmente via site ou aplicativo.

Essa tecnologia, por não depender de um aparelho fixo, permite que a equipe registre horários de qualquer lugar, dentro ou fora da empresa. Especialmente útil para quem faz trabalho externo, home office ou deslocamento frequente, também oferece conveniência e flexibilidade aos colaboradores presenciais.

Para garantir a autenticidade e a precisão dos registros, o sistema utiliza recursos como geolocalização, autenticação por senha, foto, reconhecimento facial e criptografia. As funcionalidades ainda oferecem maiores facilidades para quem trabalha presencialmente, já que apresentam uma visão completa dos benefícios.

Isso porque o ponto digital é integrado à plataforma de controle de escalas, permitindo que ajustes e abonos sejam feitos de forma rápida e eficiente, além de possibilitar o tratamento de ponto, geração de relatórios, entre outros recursos de gestão.

Os colaboradores têm acesso em tempo real aos registros, podendo verificar horas extras, faltas e outros detalhes relacionados à jornada de trabalho sem precisar solicitar informações à empresa ou aguardar relatórios periódicos.

Dessa forma, o ponto digital moderniza o processo de controle de jornada, garantindo mais flexibilidade, transparência e precisão. 

Como funciona o ponto digital?

Para utilizar o ponto digital, é preciso contratar um software que permita aos colaboradores registrar a frequência por meio de um site na web, aplicativo no celular ou tablet.

Esse recurso traz a possibilidade dos funcionários baterem o ponto dentro ou fora da empresa, facilitando a vida não só da equipe interna presencial, mas também daqueles que realizam muitas de suas atividades em formatos flexíveis de trabalho, de maneira externa ou em home office.

O controle dos pontos registrados fora do ambiente de trabalho se dá através da geolocalização e as marcações são autenticadas por tecnologias como reconhecimento facial e senha.

Outra vantagem é permitir que os colaboradores acompanhem de perto a sua própria jornada de trabalho. 

Um exemplo: se foram feitas horas extras, é possível saber exatamente como o ponto está, em tempo real, sem a necessidade de solicitar à empresa ou esperar pelo relatório mensal.

Com o ponto digital, também é possível abonar e ajustar registros de ponto de uma forma mais rápida. Além disso, é possível realizar a migração dos dados de outro sistema de ponto para o modelo digital.

Ponto digital e relógio de ponto: qual a diferença?

As maiores diferenças do ponto digital para os outros tipos estão relacionadas a questões como mobilidade, segurança, controle, além do seu próprio funcionamento.

Em primeiro lugar, os relógios de ponto convencionais precisam ser fixados em um ambiente específico da empresa e dependem de uma conexão local com cabos. O equipamento só faz a coleta das batidas. Para extrair os dados, é preciso um sistema de apoio. 

Por sua vez, o ponto digital é 100% móvel, podendo ser usado em diferentes formatos de trabalho, sejam remotos ou presenciais. 

Isso sem falar que o modelo digital já é um sistema completo por si só, criado não só para captar as batidas, mas também para tratar as informações, gerenciar as jornadas e disponibilizar os dados em tempo real. 

Quando tratamos sobre a folha de ponto, as discrepâncias ficam ainda maiores. Afinal, seu controle é ainda mais demorado e limitado, sem falar nas chances de erros, e até mesmo fraudes por pessoas mal-intencionadas.

Já com o ponto digital, os registros são sempre precisos e confiáveis, graças às já citadas tecnologias de automação e geolocalização.

A praticidade é outro ponto de destaque, já que não é preciso lidar com cálculos manuais e extensos controles. O sistema registra tudo de maneira automática, poupando tempo e agregando eficiência ao RH.

São tantas vantagens que o ponto digital hoje representa a evolução natural do controle de ponto, agregando mais facilidade, precisão e flexibilidade para registrar o trabalho nas empresas.

Principais vantagens

O registro por meio do ponto digital é hoje uma das maneiras mais usadas para o controle da presença dos funcionários nas empresas. E essa informação não é por acaso. O modelo oferece uma série de vantagens em relação aos recursos tradicionais para controle de jornada. 

Seus principais benefícios são:

• Crescimento da confiança na relação entre colaborador e empresa: a precisão e transparência do ponto digital fortalecem a confiança mútua entre empregador e equipe;
• Eficácia e eficiência na análise das informações do ponto: a digitalização simplifica a análise dos dados de ponto, tornando a gestão mais eficaz e rápida;
• Maior proteção e segurança para a empresa e para o funcionário: os registros digitais oferecem segurança contra fraudes e erros, protegendo tanto a empresa quanto os colaboradores;
• Certeza de dados precisos: com o ponto digital, há garantia de precisão nos registros de horário, minimizando erros e mantendo a integridade dos dados;
• Possibilidade de extração de relatórios: a digitalização facilita a extração de relatórios detalhados sobre o tempo de trabalho dos colaboradores, fornecendo insights valiosos;
• Automatização e otimização dos processos: a automação dos registros simplifica e otimiza os processos relacionados à gestão de horários, economizando tempo e recursos;

• Facilidade de acesso às informações: os registros digitais permitem um acesso fácil e rápido às informações de ponto para os colaboradores e equipe de RH;
• Possibilidade de ponto no trabalho remoto: o ponto digital possibilita o registro de horas trabalhadas mesmo em ambientes remotos, garantindo mais flexibilidade;
• Ganho de agilidade e eficiência no RH: a digitalização dos processos de ponto permite ao departamento de RH uma gestão mais ágil e eficiente das informações;
• Segurança das informações: os sistemas de ponto digital oferecem recursos de segurança avançados para proteger os dados sensíveis da empresa e dos colaboradores.

O ponto digital e as leis trabalhistas

Outro ganho importante proporcionado pelo ponto digital é a maior conformidade que ele agrega à organização.

Em primeiro lugar, graças à precisão dos registros e à segurança dos dados, esse tipo de sistema é um recurso para ajudar a companhia a realizar o pagamento das horas trabalhadas de forma precisa.

Além disso, para as organizações com mais de 20 funcionários, a utilização de ponto é obrigatória. Essas empresas podem utilizar todas as opções para realizar o registro de presença, como o ponto manual ou digital.

Art. 74 da CLT

A obrigatoriedade do uso do ponto nas organizações com mais de 20 colaboradores é estabelecida pelo § 2º, do Art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

No entanto, existem obrigações e regras para usar o controle de ponto corretamente. Deve-se realizar o registro de:

• Horário de saída e de entrada;

• Horários de entrada e saída;
• Intervalos intrajornada e interjornada;
• Atrasos, horas extras, faltas e saídas antecipadas;
• Os períodos de trabalho que estão à disposição do empregador;
• Identificação do colaborador.

Portaria 671

Outra legislação que merece atenção é a Portaria 671, que define as diretrizes para a coleta e gestão dos registros de ponto dos colaboradores.

Além de abordar os modelos permitidos, a norma também aponta quais são os requisitos que devem ser respeitados pelas empresas para a utilização do ponto digital. São eles:

• Sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), definida pelo Observatório Nacional (ON), com variação máxima de 30 segundos, assegurando a precisão das marcações;
• Realização das marcações de ponto com data, hora e fuso horário, sendo que as informações devem ser obtidas de forma confiável para assegurar o devido registro e cálculo das jornadas;
• Armazenamento dos dados com alta disponibilidade, redundância e confiabilidade, chamado de Armazenamento de Registro de Ponto, que também precisa atender a uma série de outros critérios. 

Ao buscar por um sistema de ponto digital, certifique-se de que todos esses requisitos sejam atendidos, garantindo conformidade com a legislação. 

Como é a segurança do ponto digital?

Assim como tudo que é novo e mais moderno, a implementação do ponto digital pode causar certo receio entre as empresas que não estão familiarizadas com o seu uso. 

Contudo, podemos afirmar que essa tecnologia é muito mais segura do que os modelos tradicionais de registro, já que possui diversos recursos de segurança para garantir a qualidade do seu funcionamento.

Além de contar com pleno alinhamento a todos os requisitos exigidos pela legislação, um sistema de ponto eletrônico digital robusto ainda oferece as seguintes funcionalidades de proteção:

Segurança por senha

A segurança por senha no ponto eletrônico digital garante que apenas usuários autorizados tenham acesso aos registros de ponto. Ao exigir senhas robustas e políticas de alteração regular, é possível proteger os dados contra acesso não autorizado.

Geolocalização

A integração da geolocalização no ponto digital permite verificar se os registros estão sendo feitos a partir de locais autorizados. Isso elimina o risco de fraude, garantindo que os colaboradores estejam realmente presentes nos locais de trabalho designados.

Foto

A captura de fotos no momento adiciona uma camada adicional de segurança, pois permite a verificação visual da identidade do profissional no momento do registro. Assim, é dificultada a falsificação de informações por meio da apresentação de cartões ou credenciais de terceiros, por exemplo.

Reconhecimento facial

O reconhecimento facial utiliza algoritmos para verificar a identidade dos colaboradores com base em características faciais únicas. Essa tecnologia aumenta a segurança do ponto digital, pois é praticamente impossível o registro de ponto por parte de indivíduos não autorizados.

Criptografia

A criptografia dos dados no ponto digital protege as informações durante a transmissão e armazenamento, garantindo que apenas as partes autorizadas possam acessá-las. Isso impede que hackers interceptem ou manipulem os registros, mantendo a integridade e confidencialidade dos dados.

Como o ponto digital otimiza as rotinas do RH?

Basta observar como funciona o ponto eletrônico digital para perceber seu potencial de revolucionar a gestão do setor de Recursos Humanos.

Com ele, é possível otimizar rotinas, automatizar processos e proporcionar uma experiência mais eficiente e segura tanto para a empresa quanto para seus colaboradores. 

Confira as principais vantagens que reforçam como o ponto digital aprimora o trabalho do RH:

Disponibilize diferentes meios de registro

Ao contrário do tradicional relógio de ponto, a versão digital permite disponibilizar diversos meios de registro ao colaborador. Isso inclui o seu computador, tablet, smartphone ou qualquer lugar que seja mais conveniente para o trabalho em questão. 

Com um bom sistema de ponto web, o profissional pode, até mesmo, registrar o ponto offline, se necessário. Desse modo, o recurso agrega flexibilidade e conveniência aos membros da equipe, enquanto simplifica o processo de registro para o RH.

Faça toda a gestão de ponto em um único sistema

Utilizar um sistema separado ou esperar até o final do dia para receber todas as informações é coisa do passado. Agora, é possível acessar todos os dados necessários em tempo real e controlar tudo em uma única plataforma. Um bom software permite:

• Consultar e inserir informações a qualquer momento;
• Anexar documentos de justificativas;
• Solicitar ajustes de abono ou ponto;
• Visualizar o espelho com facilidade;
• Acompanhar o time online;
• Configurar regras de jornada e muito mais. 

Tudo isso simplifica a gestão para o RH, proporcionando maior eficiência e agilidade.

Automatize os cálculos de horas

Os cálculos de horas são automatizados em tempo real, conforme os registros vão acontecendo. Além disso, todo o processo permite acesso às informações de forma precisa e imediata.

Ainda é possível acompanhar as horas consolidadas de forma segmentada, consultando quando o colaborador fez hora extra, o número de adicionais noturnos e muito mais. Esse tipo de recurso é importante porque economiza tempo do RH e evita erros nos cálculos.

Personalize a gestão do banco de horas

O sistema de ponto digital é 100% personalizável às necessidades da empresa, atendendo às particularidades do banco de horas. 

Desde o armazenamento das horas até sua transformação em relação às regras de cálculo, passando pela baixa do banco e a sua manutenção, é possível tornar o processo de gestão de banco mais rápido e simples.

A automação oferece agilidade e eficiência ao RH, independentemente se a empresa tem um cálculo de banco de horas simples ou mais complexo.

Simplifique o tratamento de ponto

Com o ponto digital, administrar inconsistências é mais fácil e rápido. O colaborador tem um layout amigável e fácil de usar para fazer qualquer solicitação.

Uma vez feito, o pedido é recebido imediatamente na plataforma para aprovação pelo gestor ou RH, sendo possível definir diferentes níveis de aprovações e tratamento para garantir a segurança e conformidade desse processo.

Otimize sua gestão como um todo

Um bom sistema de ponto digital vai muito além do controle de ponto propriamente dito.

Ele também proporciona uma gestão completa e personalizada das escalas de trabalho, férias e ausências, além de disponibilizar relatórios personalizados para auxiliar na tomada de decisão. 

Isso oferece ao RH uma visão ampla e detalhada das operações, facilitando a gestão estratégica da equipe.

Conheça o ponto digital da People by Starsoft

O sistema de controle de ponto digital da People by Starsoft pode revolucionar a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores da sua empresa. 

Com uma ampla gama de recursos avançados e uma interface intuitiva, nossa solução oferece tudo o que sua empresa precisa para agregar mais eficiência à rotina do RH. Conheça as principais funcionalidades:

Controle de Ponto digital e simples

Gerencie com precisão e segurança todos os aspectos da jornada de trabalho, incluindo controle de ponto, gestão de escalas, banco de horas e muito mais, tudo em um só lugar.

Autonomia para o colaborador

Permita que os colaboradores tenham mais autonomia para registrar o ponto de qualquer lugar e dispositivo, bem como solicitar ajustes, visualizar espelhos-ponto e pedir abonos, promovendo uma experiência mais eficiente e satisfatória.

Gestão de jornada flexível

Estabeleça horários flexíveis de trabalho, organize turnos e crie exceções na jornada fixa dos colaboradores de forma rápida e fácil, adaptando-se às necessidades específicas da sua empresa.

Tratamento de ponto descomplicado

Administre as inconsistências do ponto de maneira rápida e fácil, com gestão de solicitações e níveis de aprovação personalizados, facilitando o processo para os colaboradores e o departamento de RH.

Relatórios e análises em tempo real

Acesse relatórios gerenciais completos e atualizados em tempo real, com insights valiosos sobre os registros, faltas, abonos, absenteísmo e muito mais, permitindo uma tomada de decisão mais estratégica e informada.

Marcação de ponto segura e confiável

Agregue mais segurança jurídica ao RH com pleno alinhamento às diretrizes legais, segurança por senha, geolocalização, reconhecimento facial e criptografia, protegendo os dados dos colaboradores e da empresa.

A Starsoft é especialista em soluções digitais para gestão empresarial, com mais de 400 clientes satisfeitos, padrões de segurança internacional e suporte de qualidade. 

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