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Entrada de documentos fiscais na era digital

As leis fiscais e tributárias no Brasil são complexas, entretanto, a digitalização dos processos tem auxiliado empresas e profissionais a garantirem a conformidade com o Fisco. Inclusive, a tarefa de entrada de documentos fiscais ficou simplificada. 

Outro fator que levou as empresas a investirem em tecnologia foi a iniciativa do governo federal em adotar medidas digitais para elevar a fiscalização, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o qual também trouxe benefícios para as organizações. 

Então, para entender como a digitalização pode te ajudar a organizar informações e a entrada de documentos fiscais, leia esse conteúdo na íntegra! 

O que é a entrada de documentos fiscais?

A entrada de documentos fiscais pode ser entendida em um processo de recepção e armazenamento de documentos fiscais, bastante conhecidos por meio das Notas Fiscais (NF-e e NFS-e). 

Por conta desse armazenamento, atualmente a legislação brasileira prevê que as empresas/contribuintes realizem a guarda fiscal dos arquivos por um período de 5 anos. 

É importante, também, citar que a maior parte da responsabilidade pelo documento da empresa receptora começa na entrada de documentos fiscais convencionais. 

No caso de documentos fiscais eletrônicos, as leis brasileiras determinam que, ao dar o aceite, o receptor da nota eletrônica se corresponsável do ponto de vista fiscal. 

E, como ocorre esse sistema? Bom, a nota fiscal é emitida pelo fornecedor, com a finalidade de reportar à receita federal a realização de uma determinada operação comercial. Assim, posteriormente, o destinatário, ou seja, quem recebe a mercadoria e a NF, tem a responsabilidade de recepcionar e armazenar esse documento fiscal. 

Além disso, a entrada de documentos ficais possibilita que as instituições garantam a organização interna por meio do lançamento de informações de compras em seu sistema de gestão empresarial. Quando há o uso de ERP, essa atividade fica mais fácil. 

Como a digitalização dinamiza a entrada de documentos fiscais? 

Sabia que os documentos fiscais eletrônicos que são transmitidos virtualmente são gerenciados em tempo real pelas autoridades tributárias? A receita federal investiu em um controle rígido em todas as esferas, ou seja, federal, estadual e municipal, a fim de diminuir crimes fiscais. 

Num primeiro momento isso pode parecer um pouco assustador e impulsiona os executivos a melhorarem seus processos. Mas, temos uma boa notícia: a inovação também é benéfica para as empresas. 

 Assim, as instituições também investiram em digitalização de seus processos, com o objetivo de manter o compliance fiscal e também dinamizar as tarefas do setor tributário. Mas, como que as tecnologias auxiliam no dia a dia. 

Com um sistema de gestão, também conhecido como ERP – Enterprise Resource Planning, é possível otimizar tarefas do setor tributário e fiscal por meio da integração dos setores e dos processos.  

Um ótimo exemplo é toda gestão de informação que o ERP é capaz de fazer, como na recepção de documentos fiscais quando há a importação ou simples aquisição de materiais. 

Outro fator primordial é o armazenamento em nuvem, que garante uma assertividade do salvamento dos dados que servirão, posteriormente, para a entrada dos documentos ficais. Assim, não há erros, atrasos e perdas. 

Além disso, é importante citar que a tecnologia possibilita baixar os arquivos XMLs emitidos pelo CNPJ da empresa por um período determinado, a partir dos webservices da SEFAZ, assegurando transparência. 

Benefícios do ERP para área fiscal 

Como o ERP integra processos e setores, esse sistema contribui para que todos as áreas da empresa sejam mais produtivas e estratégicas. 

Assim, ele permite que gestores utilizem melhor os profissionais da equipe e mantenha as obrigações fiscais em conformidade. Além disso, proporciona vantagens, como: 

  • Melhor controle dos processos; 
  • Monitoramento da emissão de notas fiscais 
  • Reduz erros e incoerências; 
  • Permite atualizar-se às novas exigências; 
  • Cruzamento de informações automatizado. 

Ou seja, são muitos benefícios tanto para os negócios quanto para a entrada de documentos fiscais, que necessita cada dia mais ser otimizada, devido à complexidade das leis tributárias brasileiras. 

StarSoft Application 

Já conhece as soluções da StarSoft, inclusive nosso ERP? O StarSoft Application permite que as empresas elevem a qualidade do setor fiscal e tributário.

Além disso, é possível melhorar a integração dos setores, e expanda os negócios com inteligência de mercado. 

Além disso, o ERP proporciona a avaliação indicadores de sucesso, gerenciamento dos projetos e um maior controle dos processos da sua empresa. 

Fale com nossos especialistas e entenda mais sobre como essa ferramenta pode auxiliar sua empresa!

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