As leis fiscais e tributárias no Brasil são complexas, entretanto, a digitalização dos processos tem auxiliado empresas e profissionais a garantirem a conformidade com o Fisco. Inclusive, a tarefa de entrada de documentos fiscais ficou simplificada.
Outro fator que levou as empresas a investirem em tecnologia foi a iniciativa do governo federal em adotar medidas digitais para elevar a fiscalização, como o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o qual também trouxe benefícios para as organizações.
Então, para entender como a digitalização pode te ajudar a organizar informações e a entrada de documentos fiscais, leia esse conteúdo na íntegra!
O que é a entrada de documentos fiscais?
A entrada de documentos fiscais pode ser entendida em um processo de recepção e armazenamento de documentos fiscais, bastante conhecidos por meio das Notas Fiscais (NF-e e NFS-e).
Por conta desse armazenamento, atualmente a legislação brasileira prevê que as empresas/contribuintes realizem a guarda fiscal dos arquivos por um período de 5 anos.
É importante, também, citar que a maior parte da responsabilidade pelo documento da empresa receptora começa na entrada de documentos fiscais convencionais.
No caso de documentos fiscais eletrônicos, as leis brasileiras determinam que, ao dar o aceite, o receptor da nota eletrônica se corresponsável do ponto de vista fiscal.
E, como ocorre esse sistema? Bom, a nota fiscal é emitida pelo fornecedor, com a finalidade de reportar à receita federal a realização de uma determinada operação comercial. Assim, posteriormente, o destinatário, ou seja, quem recebe a mercadoria e a NF, tem a responsabilidade de recepcionar e armazenar esse documento fiscal.
Além disso, a entrada de documentos ficais possibilita que as instituições garantam a organização interna por meio do lançamento de informações de compras em seu sistema de gestão empresarial. Quando há o uso de ERP, essa atividade fica mais fácil.
Como a digitalização dinamiza a entrada de documentos fiscais?
Sabia que os documentos fiscais eletrônicos que são transmitidos virtualmente são gerenciados em tempo real pelas autoridades tributárias? A receita federal investiu em um controle rígido em todas as esferas, ou seja, federal, estadual e municipal, a fim de diminuir crimes fiscais.
Num primeiro momento isso pode parecer um pouco assustador e impulsiona os executivos a melhorarem seus processos. Mas, temos uma boa notícia: a inovação também é benéfica para as empresas.
Assim, as instituições também investiram em digitalização de seus processos, com o objetivo de manter o compliance fiscal e também dinamizar as tarefas do setor tributário. Mas, como que as tecnologias auxiliam no dia a dia.
Com um sistema de gestão, também conhecido como ERP – Enterprise Resource Planning, é possível otimizar tarefas do setor tributário e fiscal por meio da integração dos setores e dos processos.
Um ótimo exemplo é toda gestão de informação que o ERP é capaz de fazer, como na recepção de documentos fiscais quando há a importação ou simples aquisição de materiais.
Outro fator primordial é o armazenamento em nuvem, que garante uma assertividade do salvamento dos dados que servirão, posteriormente, para a entrada dos documentos ficais. Assim, não há erros, atrasos e perdas.
Além disso, é importante citar que a tecnologia possibilita baixar os arquivos XMLs emitidos pelo CNPJ da empresa por um período determinado, a partir dos webservices da SEFAZ, assegurando transparência.
Benefícios do ERP para área fiscal
Como o ERP integra processos e setores, esse sistema contribui para que todos as áreas da empresa sejam mais produtivas e estratégicas.
Assim, ele permite que gestores utilizem melhor os profissionais da equipe e mantenha as obrigações fiscais em conformidade. Além disso, proporciona vantagens, como:
- Melhor controle dos processos;
- Monitoramento da emissão de notas fiscais
- Reduz erros e incoerências;
- Permite atualizar-se às novas exigências;
- Cruzamento de informações automatizado.
Ou seja, são muitos benefícios tanto para os negócios quanto para a entrada de documentos fiscais, que necessita cada dia mais ser otimizada, devido à complexidade das leis tributárias brasileiras.
StarSoft Application
Já conhece as soluções da StarSoft, inclusive nosso ERP? O StarSoft Application permite que as empresas elevem a qualidade do setor fiscal e tributário.
Além disso, é possível melhorar a integração dos setores, e expanda os negócios com inteligência de mercado.
Além disso, o ERP proporciona a avaliação indicadores de sucesso, gerenciamento dos projetos e um maior controle dos processos da sua empresa.
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