Como otimizar o controle de jornada de trabalho presencial e home office?
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Muitas empresas ainda utilizam relógios ou folhas de ponto para monitorar a presença de seus funcionários. No entanto, existe uma alternativa mais moderna e segura de realizar a tarefa: o ponto digital. O ponto digital é uma versão atualizada do sistema de registro de horas trabalhadas, que utiliza dispositivos conectados à internet. Em comparação aos […]
Muitas empresas ainda utilizam relógios ou folhas de ponto para monitorar a presença de seus funcionários. No entanto, existe uma alternativa mais moderna e segura de realizar a tarefa: o ponto digital.
O ponto digital é uma versão atualizada do sistema de registro de horas trabalhadas, que utiliza dispositivos conectados à internet.
Em comparação aos métodos tradicionais, esse modelo é mais fácil e simples de ser manuseado, facilitando a vida dos funcionários e, principalmente, do setor de Recursos Humanos (RH).
A utilização deste recurso oferece diversos benefícios, incluindo maior precisão e segurança nos registros, redução de erros e fraudes e maior flexibilidade tanto para equipes que trabalham remotamente ou em deslocamento quanto para quem atua no presencial.
Sua implementação facilita a gestão de horas extras, faltas e ajustes, proporcionando acesso em tempo real aos registros pelos colaboradores.
Se você ainda não está familiarizado com essa abordagem de controle de presença, este artigo é para você. Nele, abordaremos todos os aspectos do ponto digital, destacando sua praticidade e eficiência.
Acompanhe!
O ponto digital é a forma mais moderna de registrar horas trabalhadas, utilizando um sistema específico para facilitar as marcações e controles. Por meio de dispositivos autorizados conectados à internet, como notebooks, smartphones ou tablets, os profissionais podem bater ponto facilmente via site ou aplicativo.
Essa tecnologia, por não depender de um aparelho fixo, permite que a equipe registre horários de qualquer lugar, dentro ou fora da empresa. Especialmente útil para quem faz trabalho externo, home office ou deslocamento frequente, também oferece conveniência e flexibilidade aos colaboradores presenciais.
Para garantir a autenticidade e a precisão dos registros, o sistema utiliza recursos como geolocalização, autenticação por senha, foto, reconhecimento facial e criptografia. As funcionalidades ainda oferecem maiores facilidades para quem trabalha presencialmente, já que apresentam uma visão completa dos benefícios.
Isso porque o ponto digital é integrado à plataforma de controle de escalas, permitindo que ajustes e abonos sejam feitos de forma rápida e eficiente, além de possibilitar o tratamento de ponto, geração de relatórios, entre outros recursos de gestão.
Os colaboradores têm acesso em tempo real aos registros, podendo verificar horas extras, faltas e outros detalhes relacionados à jornada de trabalho sem precisar solicitar informações à empresa ou aguardar relatórios periódicos.
Dessa forma, o ponto digital moderniza o processo de controle de jornada, garantindo mais flexibilidade, transparência e precisão.
Para utilizar o ponto digital, é preciso contratar um software que permita aos colaboradores registrar a frequência por meio de um site na web, aplicativo no celular ou tablet.
Esse recurso traz a possibilidade dos funcionários baterem o ponto dentro ou fora da empresa, facilitando a vida não só da equipe interna presencial, mas também daqueles que realizam muitas de suas atividades em formatos flexíveis de trabalho, de maneira externa ou em home office.
O controle dos pontos registrados fora do ambiente de trabalho se dá através da geolocalização e as marcações são autenticadas por tecnologias como reconhecimento facial e senha.
Outra vantagem é permitir que os colaboradores acompanhem de perto a sua própria jornada de trabalho.
Um exemplo: se foram feitas horas extras, é possível saber exatamente como o ponto está, em tempo real, sem a necessidade de solicitar à empresa ou esperar pelo relatório mensal.
Com o ponto digital, também é possível abonar e ajustar registros de ponto de uma forma mais rápida. Além disso, é possível realizar a migração dos dados de outro sistema de ponto para o modelo digital.
As maiores diferenças do ponto digital para os outros tipos estão relacionadas a questões como mobilidade, segurança, controle, além do seu próprio funcionamento.
Em primeiro lugar, os relógios de ponto convencionais precisam ser fixados em um ambiente específico da empresa e dependem de uma conexão local com cabos. O equipamento só faz a coleta das batidas. Para extrair os dados, é preciso um sistema de apoio.
Por sua vez, o ponto digital é 100% móvel, podendo ser usado em diferentes formatos de trabalho, sejam remotos ou presenciais.
Isso sem falar que o modelo digital já é um sistema completo por si só, criado não só para captar as batidas, mas também para tratar as informações, gerenciar as jornadas e disponibilizar os dados em tempo real.
Quando tratamos sobre a folha de ponto, as discrepâncias ficam ainda maiores. Afinal, seu controle é ainda mais demorado e limitado, sem falar nas chances de erros, e até mesmo fraudes por pessoas mal-intencionadas.
Já com o ponto digital, os registros são sempre precisos e confiáveis, graças às já citadas tecnologias de automação e geolocalização.
A praticidade é outro ponto de destaque, já que não é preciso lidar com cálculos manuais e extensos controles. O sistema registra tudo de maneira automática, poupando tempo e agregando eficiência ao RH.
São tantas vantagens que o ponto digital hoje representa a evolução natural do controle de ponto, agregando mais facilidade, precisão e flexibilidade para registrar o trabalho nas empresas.
O registro por meio do ponto digital é hoje uma das maneiras mais usadas para o controle da presença dos funcionários nas empresas. E essa informação não é por acaso. O modelo oferece uma série de vantagens em relação aos recursos tradicionais para controle de jornada.
Seus principais benefícios são:
Outro ganho importante proporcionado pelo ponto digital é a maior conformidade que ele agrega à organização.
Em primeiro lugar, graças à precisão dos registros e à segurança dos dados, esse tipo de sistema é um recurso para ajudar a companhia a realizar o pagamento das horas trabalhadas de forma precisa.
Além disso, para as organizações com mais de 20 funcionários, a utilização de ponto é obrigatória. Essas empresas podem utilizar todas as opções para realizar o registro de presença, como o ponto manual ou digital.
A obrigatoriedade do uso do ponto nas organizações com mais de 20 colaboradores é estabelecida pelo § 2º, do Art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
No entanto, existem obrigações e regras para usar o controle de ponto corretamente. Deve-se realizar o registro de:
Outra legislação que merece atenção é a Portaria 671, que define as diretrizes para a coleta e gestão dos registros de ponto dos colaboradores.
Além de abordar os modelos permitidos, a norma também aponta quais são os requisitos que devem ser respeitados pelas empresas para a utilização do ponto digital. São eles:
Ao buscar por um sistema de ponto digital, certifique-se de que todos esses requisitos sejam atendidos, garantindo conformidade com a legislação.
Assim como tudo que é novo e mais moderno, a implementação do ponto digital pode causar certo receio entre as empresas que não estão familiarizadas com o seu uso.
Contudo, podemos afirmar que essa tecnologia é muito mais segura do que os modelos tradicionais de registro, já que possui diversos recursos de segurança para garantir a qualidade do seu funcionamento.
Além de contar com pleno alinhamento a todos os requisitos exigidos pela legislação, um sistema de ponto eletrônico digital robusto ainda oferece as seguintes funcionalidades de proteção:
A segurança por senha no ponto eletrônico digital garante que apenas usuários autorizados tenham acesso aos registros de ponto. Ao exigir senhas robustas e políticas de alteração regular, é possível proteger os dados contra acesso não autorizado.
A integração da geolocalização no ponto digital permite verificar se os registros estão sendo feitos a partir de locais autorizados. Isso elimina o risco de fraude, garantindo que os colaboradores estejam realmente presentes nos locais de trabalho designados.
A captura de fotos no momento adiciona uma camada adicional de segurança, pois permite a verificação visual da identidade do profissional no momento do registro. Assim, é dificultada a falsificação de informações por meio da apresentação de cartões ou credenciais de terceiros, por exemplo.
O reconhecimento facial utiliza algoritmos para verificar a identidade dos colaboradores com base em características faciais únicas. Essa tecnologia aumenta a segurança do ponto digital, pois é praticamente impossível o registro de ponto por parte de indivíduos não autorizados.
A criptografia dos dados no ponto digital protege as informações durante a transmissão e armazenamento, garantindo que apenas as partes autorizadas possam acessá-las. Isso impede que hackers interceptem ou manipulem os registros, mantendo a integridade e confidencialidade dos dados.
Basta observar como funciona o ponto eletrônico digital para perceber seu potencial de revolucionar a gestão do setor de Recursos Humanos.
Com ele, é possível otimizar rotinas, automatizar processos e proporcionar uma experiência mais eficiente e segura tanto para a empresa quanto para seus colaboradores.
Confira as principais vantagens que reforçam como o ponto digital aprimora o trabalho do RH:
Ao contrário do tradicional relógio de ponto, a versão digital permite disponibilizar diversos meios de registro ao colaborador. Isso inclui o seu computador, tablet, smartphone ou qualquer lugar que seja mais conveniente para o trabalho em questão.
Com um bom sistema de ponto web, o profissional pode, até mesmo, registrar o ponto offline, se necessário. Desse modo, o recurso agrega flexibilidade e conveniência aos membros da equipe, enquanto simplifica o processo de registro para o RH.
Utilizar um sistema separado ou esperar até o final do dia para receber todas as informações é coisa do passado. Agora, é possível acessar todos os dados necessários em tempo real e controlar tudo em uma única plataforma. Um bom software permite:
Tudo isso simplifica a gestão para o RH, proporcionando maior eficiência e agilidade.
Os cálculos de horas são automatizados em tempo real, conforme os registros vão acontecendo. Além disso, todo o processo permite acesso às informações de forma precisa e imediata.
Ainda é possível acompanhar as horas consolidadas de forma segmentada, consultando quando o colaborador fez hora extra, o número de adicionais noturnos e muito mais. Esse tipo de recurso é importante porque economiza tempo do RH e evita erros nos cálculos.
O sistema de ponto digital é 100% personalizável às necessidades da empresa, atendendo às particularidades do banco de horas.
Desde o armazenamento das horas até sua transformação em relação às regras de cálculo, passando pela baixa do banco e a sua manutenção, é possível tornar o processo de gestão de banco mais rápido e simples.
A automação oferece agilidade e eficiência ao RH, independentemente se a empresa tem um cálculo de banco de horas simples ou mais complexo.
Com o ponto digital, administrar inconsistências é mais fácil e rápido. O colaborador tem um layout amigável e fácil de usar para fazer qualquer solicitação.
Uma vez feito, o pedido é recebido imediatamente na plataforma para aprovação pelo gestor ou RH, sendo possível definir diferentes níveis de aprovações e tratamento para garantir a segurança e conformidade desse processo.
Um bom sistema de ponto digital vai muito além do controle de ponto propriamente dito.
Ele também proporciona uma gestão completa e personalizada das escalas de trabalho, férias e ausências, além de disponibilizar relatórios personalizados para auxiliar na tomada de decisão.
Isso oferece ao RH uma visão ampla e detalhada das operações, facilitando a gestão estratégica da equipe.
O sistema de controle de ponto digital da People by Starsoft pode revolucionar a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores da sua empresa.
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Gerencie com precisão e segurança todos os aspectos da jornada de trabalho, incluindo controle de ponto, gestão de escalas, banco de horas e muito mais, tudo em um só lugar.
Permita que os colaboradores tenham mais autonomia para registrar o ponto de qualquer lugar e dispositivo, bem como solicitar ajustes, visualizar espelhos-ponto e pedir abonos, promovendo uma experiência mais eficiente e satisfatória.
Estabeleça horários flexíveis de trabalho, organize turnos e crie exceções na jornada fixa dos colaboradores de forma rápida e fácil, adaptando-se às necessidades específicas da sua empresa.
Administre as inconsistências do ponto de maneira rápida e fácil, com gestão de solicitações e níveis de aprovação personalizados, facilitando o processo para os colaboradores e o departamento de RH.
Acesse relatórios gerenciais completos e atualizados em tempo real, com insights valiosos sobre os registros, faltas, abonos, absenteísmo e muito mais, permitindo uma tomada de decisão mais estratégica e informada.
Agregue mais segurança jurídica ao RH com pleno alinhamento às diretrizes legais, segurança por senha, geolocalização, reconhecimento facial e criptografia, protegendo os dados dos colaboradores e da empresa.
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