Documentos fiscais nas empresas: como otimizar?

As leis fiscais e tributárias no Brasil são complexas, entretanto, a digitalização dos processos tem auxiliado empresas e profissionais a garantirem a conformidade com o Fisco. Inclusive, a tarefa de entrada de documentos fiscais ficou simplificada. 

Um fator que incentivou as empresas a investir em tecnologia foi a iniciativa do governo federal de implementar medidas digitais para intensificar a fiscalização. Entre elas temos o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o qual também trouxe benefícios para as organizações. 

Então, para entender como a digitalização pode te ajudar a organizar informações e a entrada de documentos fiscais, leia esse conteúdo na íntegra! 

Por que uma boa gestão de documentos fiscais é importante?

Uma boa gestão de documentos fiscais é a receita para a construção de uma empresa organizada, financeiramente saudável e de boa reputação. 

Sem falar que esse tipo de gerenciamento impede que a organização tenha  prejuízos. Para esclarecer melhor as vantagens dessa prática, acompanhe abaixo:

• Conformidade legal: a gestão e organização dos documentos fiscais é um procedimento essencial para que uma empresa se mantenha em alinhamento com as leis fiscais, locais e nacionais. Como a legislação exige registros precisos e armazenamento de dados sobre finanças, o controle dos documentos fiscais se torna importantíssimo para se manter em Compliance; 
• Controle financeiro: o gerenciamento das documentações fiscais, quando bem executado, contribui para que o controle financeiro seja ainda mais completo e estratégico, contemplando também as despesas fiscais;
• Auditorias fiscais: a partir dos documentos fiscais, as autoridades podem verificar se a empresa está pagando seus impostos corretamente. A organização desses documentos  ajuda durante a verificação, pois mostra rapidamente que as leis estão sendo seguidas;
• Planejamento tributário: ajuda na compreensão das implicações fiscais de diferentes transações e na capacidade de tomar decisões para otimizar a carga tributária da empresa;
• Prevenção de fraudes: fornece controles internos que ajudam a prevenir e detectar atividades fraudulentas, protegendo os recursos financeiros da empresa;
• Facilidade na tomada de decisões: informações financeiras precisas e atualizadas, derivadas de uma gestão de documentos fiscais, são essenciais para decisões estratégicas. Inclusive, é possível usar  esses dados para avaliar o desempenho financeiro, identificar áreas de melhoria;
• Relacionamento com fornecedores e clientes: manter registros precisos de transações comerciais é importante para o relacionamento com fornecedores e clientes. Ou seja, esses documentos podem ajudar a resolver disputas, garantir pagamentos pontuais e fortalecer a confiança nas relações comerciais.

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Quais são os tipos de documentos e para que servem?

Para estruturar uma gestão assertiva na sua empresa, é necessário conhecer os tipos de documentos fiscais. Afinal, cada um deles tem uma finalidade e características próprias. 

A seguir, elencamos os mais utilizados e explicamos para que servem.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e substituiu as antigas notas fiscais em papel. Em resumo, esse documento registra a venda de mercadorias ou a prestação de serviços — garantindo a validade fiscal da transação. 

Além disso, ajuda na redução de custos e na simplificação de processos. O resultado é o maior controle e segurança nas operações comerciais.

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

Semelhante a NF-e, a NFS-e é específica para serviços. Na prática, essa nota documenta a prestação de serviços e também serve para que as empresas possam comprovar suas operações perante as autoridades fiscais municipais. Segundo a legislação, cada município pode ter seu próprio sistema de NFS-e.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A NFC-e é um documento fiscal eletrônico emitido no varejo que substituiu os antigos cupons fiscais.

Por meio dela, as empresas ganham agilidade no processo de venda. 

Outra vantagem da NFC-e é a possibilidade de consultá-la de forma online.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O CT-e documenta o transporte de mercadorias entre diferentes localidades. 

Ele é essencial para empresas de transporte e logística, servindo como comprovante fiscal da prestação desse serviço. 

Vale lembrar que esse documento agiliza processos e reduz a burocracia relacionada ao transporte de cargas.

Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e)

O MDF-e é utilizado para relacionar documentos fiscais eletrônicos em operações de transporte, como NF-e e CT-e. 

Esse manifesto facilita o controle e fiscalização do transporte de cargas, fornecendo informações integradas sobre os documentos relacionados à movimentação de mercadorias.

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

O CIOT é um código utilizado no setor de transporte rodoviário de cargas. 

De modo geral, ele é gerado para identificar e monitorar as operações. 

Assim, é possível garantir que o transportador seja remunerado pelos serviços prestados. 

Cupom fiscal

É um documento emitido em uma compra no varejo, ou seja, utilizado por estabelecimentos comerciais. 

Na prática, o cupom fiscal fornece ao consumidor um registro da transação, sendo uma forma de comprovação da compra para a empresa.

Carta de correção eletrônica (CC-e)

A CC-e é utilizada para corrigir erros em documentos fiscais eletrônicos (como NF-e e NFC-e) após sua emissão. 

Ela permite ajustes em informações específicas — desde que não haja alterações na base de cálculo ou no valor do imposto.

Leia também: Como funciona a entrada de documentos fiscais na era digital?

Quais são os riscos de não fazer o armazenamento de documentos fiscais corretamente?

Tão importante quanto realizar a gestão de documentos fiscais é fazer o armazenamento correto deles. 

Sem essa prática, sua empresa pode ficar exposta a muitos riscos. Quer saber quais são? Confira, na sequência, os principais: 

• Não conformidade legal: ausência de adequação às regulamentações e leis fiscais. Algo que pode resultar em multas, penalidades e ações legais;
• Perda de dados: documentos mal armazenados ou não armazenado podem gerar a perda de informações críticas para a empresa, como contratos, registros financeiros e históricos de transações;
• Dificuldade na recuperação de informações: a recuperação de dados pode se tornar demorada e complicada, o que afeta a tomada de decisões, auditorias e resolução de disputas.
• Problemas de auditoria: dificuldades para comprovar a conformidade fiscal e financeira da empresa, gerando auditorias longas e um aumento nas chances de penalidades;
• Impacto nas relações comerciais: prejuízos (disputas legais, perda de confiança e danos à reputação da empresa) nas relações comerciais com clientes, fornecedores e parceiros;
• Vulnerabilidade a fraudes: documentos ausentes ou mal armazenados facilitam práticas fraudulentas e comprometem a integridade financeira da empresa.
• Prejuízos financeiros: custos adicionais, como despesas com recuperação de documentos perdidos e gastos associados à resolução de disputas legais.

Como a digitalização dinamiza a entrada de documentos fiscais?

Sabia que os documentos fiscais eletrônicos transmitidos virtualmente são gerenciados em tempo real pelas autoridades tributárias? A Receita Federal investiu em um controle rígido em todas as esferas, ou seja, federal, estadual e municipal, a fim de diminuir crimes fiscais. 

Num primeiro momento isso pode parecer um pouco assustador e impulsiona os executivos a melhorarem seus processos. Mas, temos uma boa notícia: a inovação também é benéfica para as empresas. 

Assim, as instituições também investiram em digitalização de seus processos, para manter o compliance fiscal e também dinamizar as tarefas do setor tributário. Mas, como que as tecnologias auxiliam no dia a dia?

Com um sistema de gestão, também conhecido como ERP — Enterprise Resource Planning, é possível otimizar tarefas do setor tributário e fiscal por meio da integração dos setores e dos processos.

Um ótimo exemplo é toda gestão de informação que o ERP é capaz de fazer, como na recepção de documentos fiscais quando há a importação ou simples aquisição de materiais. 

Outro fator primordial é o armazenamento em nuvem, que garante uma assertividade do salvamento dos dados que servirão, posteriormente, para a entrada dos documentos fiscais. 

Assim, não há erros, atrasos e perdas. Além disso, é importante citar que a tecnologia possibilita baixar os arquivos XMLs emitidos pelo CNPJ da empresa por um período determinado, a partir dos webservices da SEFAZ, assegurando transparência. 

Benefícios do ERP para área fiscal 

Como o ERP integra processos e setores, esse sistema contribui para que todas as áreas da empresa sejam mais produtivas e estratégicas. Assim, ele permite que gestores utilizem melhor os profissionais da equipe e mantenham as obrigações fiscais em conformidade. Além disso, proporciona vantagens, como: 

• Melhor controle dos processos; 
• Monitoramento da emissão de notas fiscais 
• Reduz erros e incoerências; 
• Permite atualizar-se às novas exigências; 
• Cruzamento de informações automatizado. 

Ou seja, são muitos benefícios tanto para os negócios quanto para a entrada de documentos fiscais, que necessita cada dia mais ser otimizada, devido à complexidade das leis tributárias brasileiras. 

StarSoft Application 

Já conhece as soluções da StarSoft, inclusive nosso ERP? O StarSoft Application permite que as empresas elevem a qualidade do setor fiscal e tributário. Além disso, é possível melhorar a integração dos setores, e expandir os negócios com inteligência de mercado. 

Ademais, o ERP proporciona a avaliação de indicadores de sucesso, gerenciamento dos projetos e um maior controle dos processos da sua empresa. 

Quer garantir a melhor gestão de documentos fiscais para o seu negócio? Então, conheça as  soluções digitais da StarSoft. Entre em contato com o nosso time de especialistas e saiba como podemos elevar a sua empresa para um outro nível!