Primeiramente, queremos ressaltar que cada organização segue alguns padrões e processos internos que influenciam no ciclo de compras. No entanto, é importante conhecer as principais fases para analisar os seus métodos e identificar melhorias. 

Para algumas empresas, o processo de compras ainda é complexo e provoca dúvidas relevantes de como concluir as etapas de maneira assertiva. 

Essa dificuldade surge justamente por não entender as fases do ciclo de compras efetivamente. Assim, a área diminui as possibilidades de processos dinâmicos. Mas, atualmente, o mercado conta com tecnologias aliadas, que desempenham um papel importante em todas as etapas. 

Para compreender mais do ciclo de compras em uma empresa e como as soluções auxiliam em todas as fases, leia este conteúdo completo! 

O que é um ciclo de compras? 

Resumidamente, um ciclo de compras é categorizado por etapas que vão desde as mais básicas, como pesquisa de fornecedores, até mais complexas como negociação e decisão de gestores. 

Anteriormente, as empresas trabalhavam com fases de compras mais longas e com maior prazo de aquisição. Exemplificando: até a adesão de soluções para gestão empresarial, era comum demorar meses ou quase um ano, contando com a conversa inicial até fechamento de acordo ou parceria. 

Principalmente por serem grandes compradores, o mercado de B2B tem grande movimentação. Por isso, é essencial que todo o ciclo de compras seja efetuado de maneira ágil. 

A seguir, vamos explicar quais são as fases do ciclo de compras, para que você entenda por onde começar a agilizar e organizar tarefas que podem estar atrapalhando o processo de fornecimento. Veja! 

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Fases do ciclo de compras 

Como qualquer outra atividade empresarial, o ciclo de compras precisa seguir etapas, para que o processo seja concluído com êxito. Conheça quais são! 

Planejamento de compras:  

Como e onde encontrar os produtos ou serviços para preencher as lacunas? Essas são as perguntas que iniciam o ciclo de compras. 

Por meio da identificação de necessidades da organização, os profissionais da área entendem o que precisa ser adquirido, ou seja, começa-se a criar o planejamento de compras. 

A partir desse planejamento, partimos para definição de lista, quais dificuldades e possíveis fornecedores. Portanto, é algo personalizado e estratégico. 

Definição de requisitos 

De maneira resumida, essa fase do ciclo propõe o desenvolvimento de um documento que descreve todas os itens detalhadamente, discriminando o produto e sua necessidade.  

Sabendo disso, quando os responsáveis definem mal esses requisitos, o resultado pode ser desanimador, pois atrai propostas e soluções que não atendam às necessidades da empresa. 

Fornecimento ou licitação 

Após informar aos fornecedores o que a empresa necessita e quais são os requisitos, os candidatos vão revisar, analisar e responder à proposta com uma cotação.  

Então, negociam condições, valores, prazos, garantias e outros detalhes importantes. 

Avaliação e seleção do fornecedor: as empresas normalmente avaliam os fornecedores para escolher aquele que apresentam as melhores propostas. 

Contrato: quando a compra é de fato efetuada; 

Gestão dos contratos: fase de garantir que o prometido foi realizado sem falhas. Isso pode ser feito no decorrer da execução do trabalho e ajuda a reter o cliente. 

Avaliação e seleção do fornecedor 

Encontradas opções de fornecedores, eles são avaliados de acordo com os critérios estipulados pela empresa para o fornecimento dos produtos. Nesse ponto, os fornecedores descrevem como irão fornecer os produtos para a empresa, com os prazos, garantias e custos já discutidos na etapa anterior. 

Adjudicação de contrato 

Analisadas as propostas e escolhidos os fornecedores, o passo seguinte é a adjudicação do contrato, quando a compra é realmente efetuada. 

Gestão de contratos 

Depois de fechado o contrato, é preciso gerenciá-lo a fim de garantir que o que foi acertado seja cumprido, os itens sejam entregues no prazo ou os serviços sejam prestados. Um contrato bem escrito aborda todos os eventos em potencial que podem acontecer durante sua vigência e traz todas as respostas. Se mal escrito, falhas podem ocorrer durante seu tempo em vigor. É muito importante que os profissionais de compras pensem no gerenciamento do contrato durante as fases de planejamento e adjudicação. 

Sugestão: Contrato virtual: como funciona e por que as empresas têm aderido

StarSoft Applications para gerenciar o ciclo de compras

Com os módulos de Gestão de Suprimentos, Gestão Financeira, Gestão Fiscal e algumas outras soluções integradas da StarSoft, o ciclo de compras fica otimizado porque a rotina dos profissionais está ágil. 

Além disso, eleva-se a segurança dos processos, pois há uma melhor gestão e controle de todos os passos.  

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