Planejamento e controle de produção: entenda a importância!
O planejamento e controle de produção (PCP) é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empresa que visa otimizar [...]
Entenda como funciona o processo de procurement e aprenda como reduzir custos e aumentar a eficiência do setor de compras
Realizar uma boa gestão da cadeia de abastecimento se tornou uma atitude essencial para as empresas que desejam reduzir custos, melhorar rentabilidade e encontrar as melhores oportunidades de negociação. Para executar esse controle com qualidade, é importante que sua organização tenha um procurement bem estruturado.
Esse conceito corresponde ao conjunto de ações estratégicas que devem ser adotadas pelo setor de comprar para garantir um processo de aquisição de bens e insumos íntegro, efetivo e vantajoso para a continuidade das atividades.
Quer entender melhor o que é a área de procurement, seus impactos e como implementá-la de maneira bem-sucedida? Descubra todos os detalhes a seguir.
Procurement é uma prática adotada no setor de compras para melhorar a eficiência dos processos relacionados às compras, que são necessários para manter as operações de um negócio.
Esse conceito é aplicado à aquisição de produtos, serviços, matérias-primas e insumos em geral. Nele, estão envolvidos uma série de ações integradas com foco na otimização da cadeia de suprimentos.
Isso significa que essa área é responsável por diversas atribuições, como:
Ou seja, o Procurement vai muito além de contatar fornecedores e fechar compras. Trata-se de uma estratégia ampla e abrangente, que tem como foco minimizar os custos de supply chain e aumentar sua qualidade e eficiência.
Muitos gestores do setor de compras confundem o conceito de Procurement com o de Sourcing, o que é justificável pela relação próxima e interdependente de ambos.
Contudo, o Sourcing foca em elementos mais pontuais da área de aquisições. Seu papel é identificar as demandas da organização, pesquisar por fornecedores, negociar com eles e fechar as contratações.
Já o Procurement, como você viu anteriormente, é mais abrangente. Ou seja, o Sourcing está inserido nele e corresponde ao início do fluxo, gerenciando os elos da supply chain para garantir que as aquisições ocorram adequadamente.
Aproveitando este esclarecimento, podemos destacar também qual a diferença entre Procurement e Purchasing.
Quem atua no setor comercial sabe que o Purchasing foca especificamente na transação de compra. Ou seja, ele também é uma parte do Procurement, centrada na obtenção de bens ou serviços em conformidade com os requisitos da operação e com as políticas estabelecidas.
Para assegurar o bom andamento operacional, as empresas podem recorrer a dois tipos de Procurement: direto e indireto. Além disso, para demandas pontuais, também há o Procurement de serviços. Entenda mais a seguir:
Trata-se da gestão da cadeia de suprimentos orientada aos bens necessários para que a empresa gere valor aos seus consumidores.
Como o nome sugere, esse processo impacta diretamente os resultados organizacionais, influenciando a receita e a experiência do cliente.
Sua aplicação é baseada em relacionamentos duradouros e confiáveis junto aos fornecedores.
Por sua vez, o Procurement indireto atua como um processo de apoio para as tarefas cotidianas da organização.
Ou seja, também são adquiridos bens e serviços essenciais para o negócio, mas eles não agregam valor direito aos clientes e nem influenciam as receitas de maneira imediata. Sua prioridade está na redução de custos junto aos fornecedores.
Enquanto isso, esse tipo de Procurement é voltado apenas à aquisição de serviços para finalidades específicas, que visam atender demandas pontuais ou de curto prazo.
Isso inclui desde a contratação de prestadores para executar reparos na empresa, até palestrantes para um evento corporativo, ferramentas digitais para projetos temporários, entre outras contratações com escopo restrito e necessidade imediata.
Cada empresa tem suas próprias demandas de Procurement. Elas estão condicionadas ao porte, segmento, perfil de clientes, riscos, produtos, entre outras características organizacionais específicas.
Entretanto, em todos os casos, a implementação dessa estratégia depende de algumas etapas fundamentais. São elas:
Antes de iniciar qualquer conversa com os fornecedores, é vital que a sua empresa tenha uma compreensão clara das necessidades e também dos possíveis obstáculos. Esse mapeamento inicial é a base essencial para um processo de Procurement eficiente.
Quando alguém dentro da empresa identifica a necessidade de adquirir um bem ou serviço, inicia-se o processo com uma requisição à equipe de Procurement. É neste instante que se dá início à parte operacional do processo.
Confirmada a necessidade, entra em cena a aprovação do orçamento. Aqui, a empresa, com suporte financeiro, destina os recursos necessários, sempre visando alcançar equilíbrio entre custo e benefício.
A equipe de Procurement revisa os fornecedores cadastrados, buscando a melhor alternativa de compra. Para novos produtos ou serviços, pesquisas são conduzidas para identificar as escolhas mais promissoras.
Com uma visão mais clara, a equipe entra em contato com 2 ou 3 fornecedores, solicitando cotações específicas e detalhes de negociação. A seleção cuidadosa da melhor opção para prosseguir é fundamental nesta fase.
Este é o momento onde as partes negociam. A equipe de Procurement ajusta termos, busca melhores condições e finaliza a contratação com o parceiro escolhido. Essa etapa requer habilidades estratégicas de negociação para garantir um acordo vantajoso.
Quando o produto ou serviço chega, não é o fim do processo, mas sim o início da validação. Isso porque, é necessário verificar se todos os termos do contrato foram respeitados e se o que foi entregue está em conformidade com o combinado.
Para garantir uma gestão financeira precisa, também é aplicada a verificação em 3 etapas. Ela consiste na conciliação entre a ordem de compra, a fatura do fornecedor e o relatório de confirmação de entrega.
Concluída a verificação em 3 etapas, a equipe contábil aprova o pagamento conforme as condições contratuais. Isso desencadeia a liberação dos fundos para o fornecedor, encerrando esta fase do processo.
Manter os registros de todas as operações é essencial para rastrear cada transação, realizar auditorias, fazer a avaliação contínua dos processos e aprimorar constantemente as relações com os fornecedores.
O erro mais frequente no processo de Procurement é a negligência dos gestores em investir em tecnologia.
Por exemplo, ao não adotar sistemas eficazes de e-Procurement, o setor de vendas pode enfrentar dificuldades na avaliação e aprovação de cotações, tendo que lidar com processos manuais demorados, falta de padronização e aumento do risco de erros humanos.
Sem uma interface facilitada para avaliação, o tempo dedicado a essas tarefas aumenta, impactando diretamente a eficiência do processo.
Já a operação simplificada de uma solução de e-Procurement proporciona aos usuários uma maneira eficaz de avaliar e aprovar cotações. Isso reduz significativamente o tempo necessário para essas atividades.
Além disso, ao permitir que os fornecedores respondam às cotações via internet, o processo se torna ainda mais rápido e eficiente.
Enquanto os gestores visualizam e comparam diferentes cotações de forma rápida e intuitiva, os potenciais parceiros podem apresentar suas propostas de maneira eletrônica. Assim, a comunicação é favorecida e os prazos de resposta reduzidos.
Mais do que resolver lacunas operacionais no processo de Procurement, a tecnologia oferece vantagens competitivas, que aceleram as transações e tem capacidade para garantir mais eficiência, precisão e alinhamento nos processos de gestão de suprimentos.
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Neste artigo, você pôde entender que o Procurement tem um papel fundamental no sucesso operacional e estratégico das organizações.
Além disso, ao modernizá-lo com o apoio de um bom sistema de gestão, você não só elimina os gargalos desse processo, como também impulsiona a eficiência, agilidade e competitividade da sua empresa.
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Antes de encerrar a leitura, tire suas últimas dúvidas sobre o tema abaixo:
Procurement se refere à aquisição de bens e serviços, abrangendo desde a identificação de fornecedores, até a compra efetiva. Já supply chain engloba todas as atividades relacionadas à gestão da cadeia de suprimentos, incluindo procurement, produção, logística e distribuição.
Mais abrangente, o procurement envolve desde a escolha de fornecedores, até a entrega dos produtos ou serviços. Por sua vez, o processo de compras refere-se especificamente às etapas de aquisição, incluindo a seleção, negociação e emissão de pedidos.
A área de procurement é responsável por gerenciar e coordenar todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, garantindo eficiência, qualidade e conformidade com os objetivos estratégicos da organização.
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