O que é Business Process Management (BPM)?
O Business Process Management (BPM) é um conceito que tem se tornado cada vez mais popular e difundido entre os [...]
Saiba como a gestão de contratos em operações pode ajudar sua empresa a garantir a conformidade com as leis e regulamentos
Promover uma gestão de contratos eficaz é indispensável para garantir a eficiência operacional e financeira de qualquer empresa.
Afinal, quando os direitos e obrigações das partes são definidos com clareza, executados com precisão e geridos de maneira estratégica, é possível minimizar os riscos das transações, assegurar sua conformidade e maximizar seu desempenho.
Quer entender melhor qual o objetivo da gestão de contratos, seus impactos na rotina organizacional e como implementá-la com sucesso?
Confira todos os detalhes a seguir!
A gestão de contratos refere-se ao processo de administrar, monitorar e otimizar contratos ao longo de seu ciclo de vida.
Ela envolve atividades como o acompanhamento das etapas contratuais, organização de comprovantes, padronização de termos, minimização de riscos, visualização completa dos contratos da organização, entre outras.
Muito além da criação dos documentos e sua execução, uma gestão adequada é crucial para garantir que as partes definam com equilíbrio e cumpram os termos acordados, minimizando riscos e maximizando benefícios.
Ou seja, sua importância está na redução de litígios, no controle de custos, na melhoria da eficiência operacional e na proteção dos interesses das partes envolvidas.
Para promover um gerenciamento de riscos efetivo em termos financeiros e operacionais, primeiro é necessário saber quais são as principais etapas da gestão de contratos.
Dentro das empresas, o ciclo de vida desses documentos engloba as seguintes fases:
No momento em que algum setor do negócio identifica a necessidade de contratar um fornecedor, produto ou serviço, começa a fase de pré-contratação.
Nela, ocorre a definição dos requisitos técnicos e administrativos, referentes ao que será contratado.
É aqui que o setor de compras vai avaliar os elementos necessários para autorizar a contratação e conferir quais são as exigências que os fornecedores devem atender.
Com os requisitos definidos, é feito o rascunho do contrato (draft). Essa é a base para a elaboração do documento e para a negociação entre as partes.
Nesta fase, as cláusulas são discutidas e alteradas até a formalização definitiva. Aqui, é imprescindível que todos os itens sejam descritos detalhadamente, assim como os aspectos financeiros, técnicos e jurídicos que possam influenciar a contratação.
Depois que a contratação ocorre, são definidos os termos de aceite, calendários de entregas, vistorias, certidões e o que mais for necessário para que as cláusulas sejam executadas.
A pré-execução envolve aspectos técnicos atividades necessárias para dar início ao contrato, tais como:
Trata-se da etapa mais longa da gestão de contratos. Isso porque, além das entregas referentes ao objeto, também é feito todo o monitoramento do documento.
Ou seja, depois que há a “preparação do terreno” para a execução técnica, administrativa e financeira do contrato, ocorre o cumprimento das cláusulas, a documentação do processo contratual e o controle dos pagamentos.
Caso não sejam feitas renovações ou prorrogações durante a execução do contrato, ocorre o encerramento assim que a data de vigência expirar.
Ao invés de simplesmente arquivar o documento, essa é a etapa na qual a gestão deve verificar se todos os eventos previstos foram realizados, desde a correta entrega do objeto, até seus requisitos administrativos e a quitação dos pagamentos.
Agora que você conhece as etapas que a gestão de contratos deve contemplar, veja 5 práticas indispensáveis para manter um controle eficiente e assertivo na sua empresa:
Você, seu time administrativo e o setor jurídico da empresa devem dominar todas as etapas que explicamos anteriormente.
Desde a negociação inicial até a conclusão do contrato, esteja ciente dos requisitos legais e regulamentares envolvidos em cada fase para garantir conformidade, eficiência e pleno controle sobre todo o processo.
Implemente um sistema de monitoramento para acompanhar ativamente os contratos e estabeleça também uma cultura que preza pelo monitoramento dos documentos.
O foco é sempre acompanhar de perto o andamento das entregas, assegurar o devido cumprimento das cláusulas e o que mais for necessário para evitar surpresas negativas.
Outra ação recomendada para fazer um bom controle de contratos é realizar análises regulares dos contratos. Assim, é possível garantir que permaneçam alinhados com os objetivos estratégicos do negócio.
Portanto, faça conferências periódicas e, se necessário, revisões em conjunto com o time do cliente ou fornecedor envolvido.
Assim, você evita inconformidades e garante que sua empresa esteja recebendo ou entregando aquilo que realmente consta em contrato.
Estabeleça um sistema claro de arquivamento e categorização dos documentos parafacilitar conferências, auditorias e a gestão de contratos como um todo.
Uma boa dica para reduzir a papelada é digitalizar os contratos para que eles sejam alocados em um servidor. Isso ajuda a garantir acesso rápido e simplificado aos contratos e suas cláusulas.
Ainda em relação à administração dos contratos, utilize softwares especializados para automatizar todo o processo e facilitar seu acompanhamento.
Com o apoio da tecnologia, você aumenta o controle e a capacidade de análise sobre todo o fluxo de gestão de contratos, minimizando demandas operacionais e garantindo uma abordagem mais estratégica.
Veja também: Razões para automatizar tarefas fiscais e tributárias com um ERP
Basta entender como funciona contratos de gestão para perceber que a falta de uma administração efetiva pode ocasionar uma série de problemas na sua empresa.
Entre os principais, destacam-se:
Para começar, a falta de uma gestão de contratos adequada pode levar à ausência de procedimentos uniformes entre as áreas da empresa.
O resultado são inconsistências e interpretações variadas entre diferentes departamentos.
Isso resulta em dificuldades de comunicação, erros na execução de cláusulas contratuais e até conflitos internos devido a entendimentos distintos.
Quando cada setor estabelece suas próprias políticas contratuais, pode haver falta de alinhamento com as metas globais da empresa.
As disparidades aumentam as chances de enfrentar problemas de Compliance e ineficiência operacional, além de impactos negativos nas relações entre contratantes e contratados.
A má gestão de contratos também pode ocasionar negligência na revisão de cláusulas e requisitos contratuais.
Diante disso, sua empresa pode sofrer com documentos desatualizados e inadequados, o que contribui para um maior risco de litígios.
Isso porque, os termos contratuais podem não refletir as mudanças no ambiente de negócios, levando a problemas legais e financeiros.
Você sabia que a falta de monitoramento de prazos e renovações pode gerar perdas financeiras e até mesmo interrupções operacionais?
Nesse sentido, a gestão de contratos é essencial para minimizar riscos de descumprimento, penalidades por atrasos ou perda de oportunidades de renegociação.
Esses problemas impactam negativamente a eficiência, as finanças e a própria reputação da empresa.
Ao investir em bons sistemas de gestão de contratos, você otimiza a administração de todo o ciclo de vida dos documentos, desde a pré-contratação, passando pelo monitoramento completo das cláusulas, até os encerramentos.
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Antes de encerrar sua leitura e saber mais sobre a StarSoft, aproveite para tirar abaixo suas últimas dúvidas sobre gestão de contratos:
O objetivo da gestão de contratos é administrar, monitorar e otimizar contratos ao longo do ciclo de vida para garantir o cumprimento de termos acordados, minimizando riscos e maximizando benefícios.
Diversos tipos de contratos podem ser utilizados no cotidiano de uma empresa. Os principais incluem o contrato social, de compra e venda, de consumo, sociedade, contratos administrativos, mercantis, de prestação de serviços, de trabalho, entre outros.
A estrutura típica inclui: partes envolvidas, descrição do objeto, condições e obrigações das partes, cláusulas específicas, prazos, formas de pagamento, penalidades por descumprimento e outros termos relevantes para o acordo. Considere esses elementos na gestão de contratos.
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